افضل طرق جمع بيانات التحليل الوظيفي مع إيجابيات وسلبيات كل طريقة
واقعا توجد الكثير من الطرق والأساليب لجمع البيانات في عملية التحليل الوظيفي وهذا تحدده إدارة الموارد البشرية وفقا لخبرة مدير الموارد البشرية والمحلل القائم على عملية التحليل الوظيفي بالإضافة الى حجم الشركة وعدد الوظائف المراد تحليلها وعدد الموظفين الخاضعين للتحليل ومستوى كل وظيفة والكثير من المعطيات التي تحدد على اساسها الطريقة الأمثل والأفضل للاستخدام في جمع البيانات لعملية التحليل الوظيفي.
نحن في HR insider بالعربي اخترنا ابرز ثلاث طرق وأكثرها شيوعا واستخداما سنقوم بالحديث عن كل منها بالإضافة الى ذلك سوف نتطرق الى سلبيات وايجابيات كل طريقة.
نحن في HR insider بالعربي اخترنا ابرز ثلاث طرق وأكثرها شيوعا واستخداما سنقوم بالحديث عن كل منها بالإضافة الى ذلك سوف نتطرق الى سلبيات وايجابيات كل طريقة.
طرق جمع بيانات التحليل الوظيفي
- طريقة المقابلة
- طريقة الملاحظة
- طريقة الاستبيان
...................................
1- طريقة المقابلة
يستخدم المدراء ثلاثة أنواع من المقابلات لجمع بيانات التحليل الوظيفي - المقابلات الفردية مع كل موظف ، والمقابلات الجماعية مع مجموعات من الموظفين الذين لديهم نفس الوظيفة ومقابلات المسؤول مع واحد أو أكثر من المسؤولين الذين يعرفون الوظيفة.
تستخدم المقابلات الجماعية عندما يقوم عدد كبير من الموظفين بعمل مماثل أو متطابق ، فهي يمكن أن تكون وسيلة سريعة وغير مكلفة لجمع المعلومات، وكقاعدة عامة يحضر المسؤول المباشر للموظفين جلسة المجموعة ؛ إذا لم يكن الأمر كذلك ، يمكن إجراء مقابلة مع المسؤول على حدى لمعرفة وجهة نظر هذا الشخص بشأن واجبات الوظيفة ومسؤولياته.
أيا كان نوع المقابلة التي يتم استخدامها، يجب التأكد من أن الشخص الذي تمت مقابلته يفهم تمامًا ان سبب المقابلة هو لتحليل الوظائف وتوصيفها، نظرًا لأن هناك الكثير من الموظفين يعتبرون هذه المقابلات «تقييماً للأداء» وبالتالي فقد يترددون في وصف وظائفهم بدقة او يتخوفون من البوح ببعض المعلومات.
إيجابيات طريقة المقابلة:
- تعتبر طريقة بسيطة وسريعة نسبيًا لجمع المعلومات
- يمكن من خلالها اكتشاف بعض المعلومات التي قد لا تظهر أبدًا في نموذج مكتوب.
- يمكن من خلال المقابلة الاحترافية اكتشاف بعض المهام او الواجبات الهامة التي تحدث فقط من حين لآخر.
- أيضا يمكن ملاحظة جهات اتصال غير رسمية لن تكون واضحة من الهيكل التنظيمي.
- توفر المقابلة أيضًا فرصة لشرح الحاجة إلى تحليل الوظيفة ووظائفه.
- ويمكن للموظف التعبير عن الإحباطات التي قد يواجهها دون أن تلاحظها الإدارة.
سلبيات طريقة المقابلة:
- عدم دقة المعلومات هي المشكلة الرئيسية، سواء بسبب المبالغة او سوء الفهم.
- عادةً ما ينظر الموظفون إلى التحليل الوظيفي على انه تقييم للأداء الذي قد يؤثر على رواتبهم وبالتالي قد يميلون بعد ذلك إلى المبالغة في ذكر مسؤوليات معينة او التهرب من ذكر بعض التفاصيل.
[ أسئلة نموذجية ]
على الرغم من بعض العيوب في هذه الطريقة الا انها تستخدم على نطاق واسع، لذلك يجدر الإشارة الى بعض الأسئلة النموذجية التي يمكن طرحها في هذا النوع من المقابلات :
- ما هي الوظيفة التي يتم تنفيذها؟
- ما هي المهام الرئيسية لوظيفتك؟
- ماذا تفعل بالضبط؟
- ما هي برأيك متطلبات التعليم والخبرة والمهارات اللازمة لهذه الوظيفة؟
- في أي أنشطة تشارك؟
- ما هي معايير الأداء التي تصف عملك؟
- من هو مسؤولك المباشر وما عنوانه الوظيفي، وهل يوجد اشخاص اخرون غير مسؤولك المباشر ترفع له تقارير عملك ؟
- ما هي شروط الصحة والسلامة؟
- هل تتعرض لأية مخاطر أو ظروف عمل غير عادية؟
[ إرشادات المقابلة ]
أولا: يجب أن يعمل المحلل والمسؤول معًا لتحديد الموظف الذي يعرف الوظيفة بشكل أفضل، ويفضل أولئك الذين يكونون أكثر موضوعية في وصف واجباتهم ومسؤولياتهم.
ثانياً: تأسيس علاقة سريعة مع الشخص الذي تتم مقابلته (التعرف على الشخص ، والتحدث معه بلغة مفهومة وبسهولة ، وايضاح الغرض من المقابلة وشرح كيف تم اختيار الشخص للمقابلة).
ثالثًا: استخدام دليل أو قائمة مرجعية منظمة، تسرد الأسئلة وتوفر مساحة للإجابات. هذا يضمن طرح الأسئلة الأساسية في وقت مبكر بحيث تكون جميع المقابلات تغطي جميع الأسئلة المطلوبة.
رابعًا: عندما لا يتم تنفيذ الواجبات بطريقة منتظمة - على سبيل المثال ، عندما لا يؤدي الموظف نفس المهام بشكل منتظم او متكرر، يفضل ان يطلب من الموظف سرد مهامه حسب أهميتها و تكرار حدوثها. سيضمن ذلك عدم إغفال الأنشطة الحاسمة التي يؤديها بشكل غير متكرر.
خامسا: بعد الانتهاء من المقابلة ، يلزم القيام بمراجعة البيانات والتحقق منها على وجه التحديد تراجع المعلومات مع المسؤول المباشر للموظف ومع من أجريت معه المقابلة. للتأكد من مدى مصداقية ودقة المعلومات. فالمعلومات التي تم جمعها من موظف معين ينبغي مراجعتها بواسطة مديره ومطابقتها مع البيانات التي تم الحصول عليها من أشخاص آخرين يشغلون نفس الوظيفة.
2- طريقة الملاحظة
وتـتم بالمراقبـة المباشـرة للموظفين وكيفيـة أدائهـم لمهامهم ثم تسجل الملاحظات عنهم، ويعتبرها البعض أفضل طريقة لأنها تتميز بالدقـة وتتـيح للمحلـل فرصـة مـن الوقـت طويلـة نـسبيا لملاحظـة الموظف القـائم بالعمـل دون التـأثير علـى استمرار العمل. وتـتم عمليـة الملاحظـة الشخـصية بتتبـع عمـل الموظف، وملاحظـة إجراءاتها، وخطواتهـا، وعلاقاتهـا بغيرهـا، وجميـع العناصـر الـتي تتعلـق بالممارسـة الفعليـة لواجبـات ومـسؤوليات الوظيفـة. وتكفـل هـذه الطريقة، دقـة وسـلامة الحقـائق الـتي يـتم جمعهـا، لأنـها تتيح للمحلل المعرفـة المباشـرة بالوظيفـة، وتتـيح له ملاحظـة عـدد مـن الوظـائف في الوقت نفسه.
من جانب اخر هناك البعض من المختصين ممن لا يفضلها لأن العديد من الوظائف لا تنطوي على واجبات كاملة أو ملحوظة بسهولة أو دورات عمل كاملة. وبالتالي ، قد تكون الملاحظة أكثر فائدة للوظائف المتكررة وباستخدامها جنبا الى جنب مع الطرق الأخرى.
إيجابيات طريقة الملاحظة:
- الحصول على بيانات واقعية وتفصيلية.
- توفر على الموظفين كتابة واجباتهم.
سلبيات طريقة الملاحظة:
- غير مجدية في تحليل بعـض الوظائـف.
- قد تجعل المحللين يتحيزون عند ملاحظاتهم.
- قد لا تؤدي لفهم جميع جوانب العمل.
3- طريقة الاستبيان
تتطلب طريقة الاستبيان من الموظفين والمسؤولين والمدراء ملئ الاستبيانات (استمارات الاستبيان) وهذا يتضح من اسم الطريقة، حيث تعتبر هذه الطريقة احدى أكثر أساليب التحليل استخدامًا على نطاق واسع لكونها غير مكلفة بالاضافة الى سهولة توزيعها على الموظفين بمعدل أسرع، كما يمكن أن تحتوي الاستبيانات على نماذج أسئلة مختلفة ، مثل الأسئلة المفتوحة، أو اتاحة العديد من الخيارات او غيرها من الاستبيانات التي تتيح للموظف التعبير عن كل تفاصيل عمله ومهامه.
تستخدم طريقة الاستبيان لجمع بيانات حول جميع الجوانب التي تؤثر على كيفية إكمال الوظيفة ، بما في ذلك العوامل الداخلية والخارجية على حد سواء.
وتركز هذه الطريقة على النقاط التالية:
- المهارات والخبرات والمؤهلات.
- واجبات يؤديها الموظف بشكل منتظم (يومي او اسبوعي او شهري او فصلي).
- واجبات يؤديها الموظف بشكل عرضي (غير منتظم) وغير متكررة.
- المعدات والمواد المستخدمة في اداء الواجبات.
- الوقت الذي يقضيه الموظف في اداء الواجبات الوظيفية المختلفة.
- مستوى الرضا الوظيفي.
- ظروف العمل.
- التدريبات اللازمة لأداء المهام.
- تعليقات إضافية.
إيجابيات طريقة الاستبيان:
- معرفة بعض التفاصيل التي لا يمكن ملاحظتها من خلال المراقبة.
- معرفة المهام التي يؤديها الموظف وهي ليست من صلب عمله.
سلبيات طريقة الاستبيان:
- التأخر او عدم الجدية من جانب الموظف في ملئ الاستبيان.
- تخوف الموظف من الإدلاء بمعلومات واضحة وتفاصيل دقيقة عن طبيعة عمله.
......................................
اهم المعلومات التي يجب التركيز عليها اثناء القيام بعملية التحليل الوظيفي
- العنوان الوظيفي، في أي درجة تقع الوظيفة ، وما اسم القسم الذي تنتمي له الوظيفة.
- ما هي مؤهلاته العلمية ، ومهاراته الخاصة الأخرى.
- ما هي حدود مسؤولياته في الوظيفة، ما الذي يستلزمه أداء الوظيفة، ما هي المهام الرئيسية للوظيفة ، هل سيكون لدى صاحب الوظيفة مسؤوليات إدارية.
- ما هي ظروف الصحة والسلامة في العمل.
- ما هي متطلبات العمل الذهنية والبدنية.
- هل هناك مصادر للخطورة في العمل .
- ما عدد الساعات التي سوف يعملها صاحب الوظيفة في اليوم او الأسبوع ، كم يبلغ الوقت الإضافي الذي يتضمنه العمل ، هل سوف تتضمن الوظيفة عمل انتقالي
- ما هي ظروف العمل.
شروط نجاح عملية التحليل الوظيفي
- ان تكون عملية التحليل الوظيفي مدعومة ومؤيدة من قبل إدارة الشركة والجهات المعنية.
- تعريف الموظفين بطبيعة هذه العملية والغرض منها والفائدة التي ستعود عليهم منها.
- دقة اختيار وإعداد الأشخاص القائمين بعمليه التحليل الوظيفي.
- التوقيت الزمني المناسب للحصول على الفائدة الحقيقية من عملية التحليل .
