اهم الممارسات والاجراءات الاحترافية قبل واثناء وبعد مقابلة التوظيف
المقابلات هي فرصة للتفاعل المشترك بين المتقدم للوظيفة وبين مسؤول الموارد البشرية او مختص التوظيف، حيث تتيح لصاحب العمل او مسؤول الموارد البشرية او مختص التوظيف التعرف عن كثب على الشخص المتقدم للعمل وعلى مؤهلاته ومهاراته ومن جانب اخر تتيح للشخص المتقدم للوظيفة او المرشح التعرف على الشركة ونشاطها وطبيعة العمل و وصف ومتطلبات الوظيفة الشاغرة كما أنها تتضمن أيضًا قدرة كل من طرفي المقابلة على إقناع الطرف الثاني بوجهة نظره.
وتنطوي عملية المقابلة على الكثير من الإجراءات الضرورية واللازمة لضمان مهنية وفعالية عملية المقابلة، فهي من جانب، عملية حيوية من عمليات التوظيف و دقتها تضمن اختيار افضل الأشخاص لشغل الوظائف الشاغرة وبالتالي تنعكس اثارها إيجابا على الإنتاجية ودوران العاملة وبناء فرق العمل، ومن جانب اخر هي عملية تسويقية للشركة واجراءاتها المهنية امام المتقدمين للوظائف الذين تتم مقابلتهم، فكلما كانت الإجراءات مهنية ومنطقية كانت رسالة الى المرشح عن نظام عمل متكامل واحترافي داخل الشركة وبالتالي يشجع المرشح و يحفزه على العمل لدى الشركة والعكس صحيح لو كانت إجراءات المقابلة خاطئة او عشوائية بعث رسالة الى المرشحين حول ضعف نظام العمل داخل الشركة.
قبل المقابلة :
- ينبغي تقديم بعض المعلومات المختصرة للمرشحين عن الشركة والوظيفة.
- الإعداد والتحضير الجيد للمقابلة عن طريق قراءة طلبات العمل المتعلقة بالوظيفة كما يجب أن تكون كل المعلومات الضرورية متاحة مثل وصف الوظيفة ومواصفات الأفراد.
- ترتيب موقع جيد وهادئ للمقابلات لتجنب مقاطعة المقابلات من قبل الموظفين.
- ضرورة معرفة وقت وتاريخ ومكان عقد المقابلة من قبل الأشخاص الاخرين الذين يقومون بالمقابلة (أعضاء لجنة المقابلة) والمرشحين للوظيفة وهذه مسؤولية إدارة الموارد البشرية.
- الحرص على تخصيص وقت كاف للمقابلات مع الأشخاص المتقدمين للعمل كما ينبغي تخصيص بعض الوقت للتناقش مع المتقدمين للعمل ولأي احتمالات لاستمرار المقابلة أكثر من الوقت المحدد لها.
- صياغة الأسئلة مقدماً والتأكد من أنه قد تم تغطية كل النقاط المهمة (يقصد بصياغة الأسئلة التحضير الجيد لما سيتم طرحه من أسئلة على المرشح وليس كتابة الأسئلة في ورقة وقراءتها على المرشح).
- عندما يكون هناك أكثر من شخص قائم على عقد المقابلة الشخصية (لجنة مقابلات) ، ينبغي تحديد من الذي سوف يرأس المقابلة ومن الذي سيوجه كل نوعية من الأسئلة.
- ينبغي مراعاة أن يكون كل الأشخاص الذين يشتركون في عملية المقابلة (لجنة المقابلة) قد تلقوا تدريبات في كيفية القيام بهذه العملية.
- ينبغي التفكير بكيفية ترتيب الجلسة في المقابلة واتخاذ قراراً بشأن نوع المقابلة التي سيتم اجراءها ، حيث أن الجلوس على مجموعة من الأرائك التي تتوسطها منضدة خاصة بالقهوة يعطي انطباعاً مختلفاً تماماً عن ذلك الذي يتكون عندما يتراس مجموعة من الأشخاص القائمين على عقد المقابلة خلف أحد المكاتب.
- القيام بالترتيبات المناسبة فيما يتعلق بعملية استقبال الأشخاص المتقدمين للعمل، حيث ينبغي توفير مكان يجلسون فيه كما ينبغي أيضاً أن يكون العاملون في الاستقبال على علم بقدوم هؤلاء الأشخاص.
اثناء المقابلة :
- الالتزام بالجدول الزمني، حيث غالباً ما يبدو أن القاعدة أن تتخطى المقابلات الشخصية الوقت المحدد لها، ويعد هذا تخطيطاً سيئاً كما يعد أيضاً سلوكاً غير صحيح، حيث أنه من المفترض أن يكون لدى المرشحين التزامات أخرى.
- اتباع تخطيط واضح أثناء المقابلة وذلك حتى تكون هناك بداية واضحة و معلوم ما ينبغي القيام به وكذا وسط المقابلة ونهايتها.
- البدء اولاً بالترحيب بالمرشح للوظيفة والتخفيف من وطأة ما يشعر به من توتر وممكن ان يكون ذلك عن طريق بعض النقاش الودي حول بعض الأشياء غير المهمة.
- ان يقوم موظف او مسؤول الموارد البشرية او مختص التوظيف بتقديم نفسه وأي أشخاص آخرين ضمن لجنة المقابلة.
- تحديد الهدف من المقابلة و وصف الكيفية التي سوف يتم من خلالها تحقيق هذا الهدف.
- تجنب الأسئلة التي ممكن أن يتم تفسيرها على أنها تحمل نوع من التمييز.
- تسجيل النقاط التي تتطلب بحث وتدقيق إذا ما كان هناك حاجة إلى ذلك، حيث انه من الأفضل ان كانت هناك شكوك حول امر معين التأكد من صحة هذه الشكوك فيما بعد.
- الاستماع جيداً إلى الإجابات مع ملاحظة أن معظم الحديث يجب أن يقوم به المرشحون للعمل وينبغي على مسؤول الموارد البشرية او مختص التوظيف أن يقرأ ما بين السطور.
- يفضل ان يطلب من الشخص الذي تعقد معه المقابلة أن يذكر بعض الأمثلة عن أنواع الأشياء التي كان ولا يزال يقوم بها للحصول على فكرة جيدة عن الخبرة الحالية والماضية.
- في نهاية المقابلة ينبغي ان يسمح للمرشحين أن يطرحوا أية أسئلة عن الوظيفة أو الشركة.
- يجب اخبار المرشحين عن الوقت الذي سوف تصلهم فيه نتيجة المقابلة.
بعد المقابلة :
- تسجيل ومناقشة النتائج التي تم التوصل اليها.
- التأكد من المراجع وصحة الشهادات والتدريبات والوثائق.
- إخبار المرشحين بالنتيجة بأسرع ما يمكن.
- تسجيل نتائج جميع المقابلات في قاعدة بيانات خاصة بهذا الشأن.
