10 ممارسات احترافية ينبغي لمختصي التوظيف اتباعها في المقابلات الشخصية
في السنوات الأخيرة وبعد انتشار ثقافة إدارة الموارد البشرية في الشركات بعد ان كانت لا تحضى بأي اهتمام في الشركات، تحديدا في البلدان العربية، اصبح الكثير من الأشخاص يختصون في مجال الموارد البشرية او احد اقسامه كالتوظيف او التدريب والتطوير او غيرها من الأقسام الأساسية في إدارة الموارد البشرية.
لكن من جانب اخر القليل من هؤلاء يحرصون على أداء وظائفهم على اكمل وجه من الاحترافية والدقة وبما يتماشى مع احدث معايير إدارة الموارد البشرية العالمية والمعمول بها في الشركات الأجنبية الكبرى.
الممارسات او الإجراءات ادناه تعطي صفة الاحتراف لمختص التوظيف وتجعل عملية التوظيف عملية مثالية ذات هدف محدد ومعطيات واضحة ودقيقة، ومن بين الكثير من الممارسات الاحترافية اخترنا 10 من ابرزها وهي كالتالي:
ولا نقصد بإعداد الأسئلة ان يقوم مختص التوظيف بكتابة الأسئلة في ورقة واثناء المقابلة يقوم بقراءة الأسئلة على المرشح قراءةً، وانما الإعداد لطرح الأسئلة ملائمة لظرف المقابلة اجمالا، بمعنى اخر تختلف كل مقابلة وظروفها عن الأخرى وبالتالي ينبغي على مختص التوظيف ان يتحلى بالمرونة التي تؤهله للتصرف بشكل مختلف في كل مقابلة وحسب متطلباتها.
فالأسئلة التي تطرح على شخص فني وطبيعة عمله في مواقع العمل الخارجية والمكشوفة غير الأسئلة التي تطرح على شخص اداري و كل عمله في المكتب، وكذا الأسئلة التي تطرح على شخص ذي خبرة 5 سنوات تختلف عن الأسئلة التي تطرح على خريج جديد وهكذا.
كذلك لا يصح بناء انطباع عن المرشح من اللحظات الأولى للمقابلة بناءا على ملابسه او شكله او صوته مثلا، فالتقييم ينبغي ان يكون بعد معرفة كل ما يتعلق بالمرشح مهنيا وكل ما يربط المرشح بالوظيفة الشاغرة، وهذا هو التصرف الاحترافي بعيدا عن الانفعالات العاطفية والانفعالات الشخصية.
وعلى هذا الأساس ينغي على مختص التوظيف التركيز فقط على الصفات ذات الصلة بهذين الغرضين، ولا ينبغي عليه الذهاب الى ابعد من هذه الحدود بشكل لا يعود بفائدة الى عملية التوظيف او التقييم بل فقط يستنفذ وقت المقابلة.
فالمقابلة هي ليست مساحة استعراضية لمختص التوظيف ليستعرض فيها معلوماته او خبرته من خلال طرحه أسئلة تعجيزية او استفزازية او انتقامية (وهذا واقعاً خطأ يقع فيه بعض مختصو التوظيف غير المهنيين) وانما ينبغي على مختص التوظيف ان يسمع اكبر قد ممكن من المعلومات من المرشح وهذا يكون بتشجيع المرشح على الكلام بأريحية من خلال الاستماع له والتفاعل مع كلامه.
هنا ينبغي على الشخص المعني من إدارة الموارد البشرية (لنفترضه مختص التوظيف) ان يدير عملية المقابلة بكل مفاصلها، مثل إدارة الوقت، بدء وانهاء المقابلة، تعريف المرشح بأعضاء اللجنة، توزيع الأدوار على الأعضاء، إعادة المقابلة الى مسارها لو تسبب احد أعضاء اللجنة او المرشح بخروجها عن غرضها الرئيسي، وغيرها من المتابعات التي ينغي على مختص التوظيف ان يولي لها تركيزه.
في كل سؤال يوجه للمرشح، سيتبين من خلال اجابته حقائق جديدة للجنة التوظيف وبالتالي ينبغي على مختص التوظيف بشكل خاص واللجنة بشكل عام ان لا يتخذون قرارهم بقبول او عدم قبول المرشح من بداية المقابلة، وانما انتظار المقابلة حتى النهاية وتجميع كل المعطيات التي تم استنتاجها اثناء المقابلة واتخاذ قرار القبول او الرفض بناءا عليها.
لكن من جانب اخر القليل من هؤلاء يحرصون على أداء وظائفهم على اكمل وجه من الاحترافية والدقة وبما يتماشى مع احدث معايير إدارة الموارد البشرية العالمية والمعمول بها في الشركات الأجنبية الكبرى.
الممارسات او الإجراءات ادناه تعطي صفة الاحتراف لمختص التوظيف وتجعل عملية التوظيف عملية مثالية ذات هدف محدد ومعطيات واضحة ودقيقة، ومن بين الكثير من الممارسات الاحترافية اخترنا 10 من ابرزها وهي كالتالي:
1- الإعداد الجيد للأسئلة
ينبغي على مختص التوظيف او القائم بإجراء المقابلة ان يعد ويهيئ كافة الأسئلة الضرورية والمناسبة قبل اجراء المقابلة، فلا يصح ان يبدأ مختص التوظيف المقابلة من دون الاعداد المسبق وبشكل شامل لكل الأسئلة التي ينبغي طرحها على المرشح اثناء المقابلة لبناء تصور كامل حول خبرة ومهارات ومؤهلات المرشح وبالتالي تقييمه بشكل دقيق.ولا نقصد بإعداد الأسئلة ان يقوم مختص التوظيف بكتابة الأسئلة في ورقة واثناء المقابلة يقوم بقراءة الأسئلة على المرشح قراءةً، وانما الإعداد لطرح الأسئلة ملائمة لظرف المقابلة اجمالا، بمعنى اخر تختلف كل مقابلة وظروفها عن الأخرى وبالتالي ينبغي على مختص التوظيف ان يتحلى بالمرونة التي تؤهله للتصرف بشكل مختلف في كل مقابلة وحسب متطلباتها.
فالأسئلة التي تطرح على شخص فني وطبيعة عمله في مواقع العمل الخارجية والمكشوفة غير الأسئلة التي تطرح على شخص اداري و كل عمله في المكتب، وكذا الأسئلة التي تطرح على شخص ذي خبرة 5 سنوات تختلف عن الأسئلة التي تطرح على خريج جديد وهكذا.
2- الإلمام بكل ما يتعلق بالوظيفة الشاغرة
ينبغي على مختص التوظيف ان يكون على دراية كاملة بالوظيفة ومتطلباتها وظروفها وهذا بمجمله يسمى الوصف الوظيفي، أي بمعنى ان يكون مختص التوظيف ملم بكل تفاصيل الوظيفة الشاغرة ولديه كل المعلومات عنها ليتسنى له الإجابة على أي سؤال قد يطرحه المرشح للاستفسار، وأيضا ينبغي ان يكون مختص التوظيف على اطلاع تام بالمواصفات المطلوبة في شاغل الوظيفة ليتم تقييم المرشحين على أساسها.3- تجنب بناء انطباع شخصي او متسرع عن المرشح
لا ينبغي على مختص التوظيف ان يتصرف بشكل شخصي او عاطفي في مقابلة التوظيف، كما لا ينبغي عليه ان يعكس تأثره بضغوط العمل او مشاكله على جو المقابلة وتقييمه للمرشح، وذلك لتجنب تقييم المرشح من اللحظات الأولى بناءاً على انفعال شخصي.كذلك لا يصح بناء انطباع عن المرشح من اللحظات الأولى للمقابلة بناءا على ملابسه او شكله او صوته مثلا، فالتقييم ينبغي ان يكون بعد معرفة كل ما يتعلق بالمرشح مهنيا وكل ما يربط المرشح بالوظيفة الشاغرة، وهذا هو التصرف الاحترافي بعيدا عن الانفعالات العاطفية والانفعالات الشخصية.
4- وجوب الحياد وعدم التحيز في المقابلات
ينبغي التزام الحياد التام تجاه جميع المرشحين ولا يصح التمييز بينهم والتحيز لاحدهم دون الاخر بناءا على سِنّهِ أو جنسه أو دينه أو نسبه أو بلده.5- عدم التأثر بصفة واحدة في المرشح و تعميمها على باقي الصفات
يجب على مختص التوظيف ان يلتزم بكافة معايير التقييم الموضوعة للمقابلة الخاصة بالوظيفة الشاغرة، أي يلزم ان يقيم المرشح تقييم شامل بناءا على جميع المعطيات والمؤشرات التي يلاحظها اثناء المقابلة من بدايتها حتى انتهاءها وليس بناءا على موقف واحد او صفة واحدة للمرشح ويغض النظر عن باقي صفاته او تصرفاته او اجاباته.6- التركيز على الصفات والمهارات ذات الصلة بالوظيفة الشاغرة ومتطلبات العمل في الشركة
ان الهدف من المقابلة هو معرفة ملائمة المرشح للعمل في الشركة وبيئتها الداخلية الخاصة بها وأيضا ملائمته لشغل الوظيفة الشاغرة والقيام بجميع المهام التي يحددها الوصف الوظيفي المصمم مسبقا للوظيفة.وعلى هذا الأساس ينغي على مختص التوظيف التركيز فقط على الصفات ذات الصلة بهذين الغرضين، ولا ينبغي عليه الذهاب الى ابعد من هذه الحدود بشكل لا يعود بفائدة الى عملية التوظيف او التقييم بل فقط يستنفذ وقت المقابلة.
7- تسويق الشركة والوظيفة للمرشح
تعتبر عملية التوظيف بكافة إجراءاتها بشكل عام، والمقابلات بشكل خاص عملية تسويقية للشركة لو أحسن مختصو التوظيف ممارسة الإجراءات على أكمل وجه، هذا بحد ذاته تسويق للشركة حول مستوى الاحتراف في تنفيذ العمليات الداخلية في الشركة ومنها عملية التوظيف، فضلا عن ذلك ما يمكن لمختص التوظيف ان يوصله الى المرشح خلال المقابلة من المعايير التي تتبعها الشركة و جودة بيئة العمل الداخلية واستعراض كافة المزايا التي تتوفر في الشركة وتعتبر منافسة لغيرها من مثيلاتها من الشركات مما يحفز المرشح على القبول بعرض العمل لدى هذه الشركة، وهذا بالنتيجة سوف يساعد مختص التوظيف لاحقا في عملية التفاوض اثناء تقديم عرض العمل الى المرشح الذي تم اختياره.8- تشجيع المرشح على الكلام والاجابة بحرية واريحية تامة
من الصفات الاحترافية لمختص التوظيف ان يسمع اكثر مما يتكلم اثناء المقابلة، وهذا مؤشر على قدرة مختص التوظيف على إدارة عملية المقابلة وجعل المرشح يلقي كل ما في جعبته من معلومات تساعد مختص التوظيف على بناء انطباع كامل حول المرشح وملائمته للوظيفة الشاغرة ومتطلبات الوصف الوظيفي المُعد لهذه الوظيفة وبالتالي إمكانية تقييم المرشح بشكل دقيق.فالمقابلة هي ليست مساحة استعراضية لمختص التوظيف ليستعرض فيها معلوماته او خبرته من خلال طرحه أسئلة تعجيزية او استفزازية او انتقامية (وهذا واقعاً خطأ يقع فيه بعض مختصو التوظيف غير المهنيين) وانما ينبغي على مختص التوظيف ان يسمع اكبر قد ممكن من المعلومات من المرشح وهذا يكون بتشجيع المرشح على الكلام بأريحية من خلال الاستماع له والتفاعل مع كلامه.
9- إدارة لجنة المقابلة بإحتراف من دون السماح بأي تصرف غير مهني
في اغلب الحالات يكون مدير الموارد البشرية أو مختص التوظيف او أي شخص يتم ترشيحه من قسم الموارد البشرية لحضور المقابلة ويكون مؤهل لهذا الدور، يكون هو رئيس لجنة المقابلة لو كانت المقابلة تضم أعضاء من بقية الأقسام المعنية بالوظيفة الشاغرة.هنا ينبغي على الشخص المعني من إدارة الموارد البشرية (لنفترضه مختص التوظيف) ان يدير عملية المقابلة بكل مفاصلها، مثل إدارة الوقت، بدء وانهاء المقابلة، تعريف المرشح بأعضاء اللجنة، توزيع الأدوار على الأعضاء، إعادة المقابلة الى مسارها لو تسبب احد أعضاء اللجنة او المرشح بخروجها عن غرضها الرئيسي، وغيرها من المتابعات التي ينغي على مختص التوظيف ان يولي لها تركيزه.
