أهمية إدارة الأداء ومراحل عملية تقييم الأداء
إن تقييم الأداء هو عملية دورية لتقييم الأداء الوظيفي للموظف، وغالبًا ما تستخدم الشركات تقييمات الأداء لتزويد الموظفين بملاحظات حول عملهم ولتبرير قرارات مثل زيادات الرواتب والمكافآت ، وفي بعض الحالات ، إنهاء الخدمة.
على الرغم من إمكانية إجراء تقييمات الأداء في أي وقت ، إلا أنه بشكل عام وفي معظم الشركات تجرى تقييمات الأداء بشكل شهري او فصلي (ربع سنوي) أو سنوي.
أهمية إدارة الأداء :
قد تستخدم الشركات إدارة وتقييم الأداء لوضع مبادئ توجيهية لزيادة المكافآت ، ولتحديد أفضل المرشحين للترقية ، ولقياس نقاط القوة والضعف لدى الموظفين ، ولتقديم ملاحظات بناءة للتحسين.
ومن أهم الأسباب التي تدعو الى تنفيذ عملية تقييم الأداء ما يلي:
- يعتبر تقييم الأداء أساسا لاتخاذ القرارات المتعلقة بالسياسات العامة للأجور و المكافآت و الحوافز بشكل يحقق مبدأ العدالة النسبية في رواتب الموظفين، كما تعتبر نتائج تقييمات الأداء أسساً موضوعية لسياسات الترقية والنقل.
- يعتبر تقييم الأداء دليلاً لتحديد هيكل العمالة في الشركة و تحديد الأعداد اللازمة من القوى العاملة، و في تقدير مدى صلاحية عملية الاختيار والتوظيف، و لإعادة النظر في تطبيق مبدأ الشخص المناسب في المكان المناسب لقدراته و مهاراته.
- يساعد تقييم الأداء في تحديد الاحتياجات التدريبية على أساس جوانب الضعف في الأداء.
- يساعد تقييم الأداء في الكشف عن الطاقات و القدرات الكامنة لدى الموظفين من اجل الاستفادة منها وتوظيفها لزيادة مستوى الأداء الحالي .
- تشير نتائج تقييم الأداء إلى مدى نجاح أنماط القيادة و الإدارة المعتمدة في الشركة.
- يساهم تقييم الأداء في استمرار الرقابة على أداء الموظفين وبالتالي تشخيص حالات القصور او التميز في وقتها ومعالجة مواضع القصور ومكافأة حالات التميز.
بشكل عام يمكن أن إيجاز عملية إدارة الأداء في ثلاث مراحل أساسية تمثل بمجموعها نظام إدارة الأداء وهي كالتالي:
مراحل إدارة الأداء :
- التخطيط
- التنفيذ
- المتابعة
...........................
1- التخطيط
إن الهدف من عملية التخطيط هو وضع بنية أساسية يقوم عليها الأداء الفعال لأي وظيفة ، وهي تحديد المهام وفقاً للوصف الوظيفي لكل وظيفة، وأخذاً في الاعتبار قدرات وطاقات الموارد البشرية التي يمكن توفيرها للعمل، وكذلك ظروف الشركة وإمكانياتها والمناخ المحيط بها.
مهام تخطيط الأداء
- تحديد المهام والواجبات والمسؤوليات التي ينبغي على الموظف القيام بها خلال فترة زمنية محددة.
- توقع المشكلات والمعوقات التي يمكن أن تعطل أو تعرقل الأداء وتقلل من الإنتاجية عن المستويات المستهدفة.
- تحديد النتائج القابلة للقياس التي ينبغي الوصول إليها من أداء المهام والواجبات المحددة.
- تحديد الجودة المستهدفة.
- تحديد الصلاحيات الممنوحة للموظف لتمكينه من تقديم الأداء المطلوب .
- تحديد المساعدات والدعم اللازم توفيره للموظف سواء من جانب مديره أو من الأطراف الأخرى ذات الصلة في الشركة.
2- التنفيذ
بمجرد أن يتم وضع خطة إدارة الأداء والموافقة عليها، فإن المرحلة التالية من عملية إدارة الأداء تتمثل في تنفيذ هذه الخطط وأن يتم الوصول إلى النتائج المطلوبة.
فإن ما تدور حوله عملية إدارة الأداء فعلا يتمثل في تقديم الدعم اللازم للموظفين وتوفير الظروف الملائمة لهم حتى يتمكنوا من الوصول إلى النتائج المطلوبة، وهو ما يعني على أرض الواقع "تمكينهم أو منحهم الصلاحيات"، ومن الناحية العملية من الممكن أن يعني ذلك ما يلي:
- تقديم أي دعم عملي لازم ، وتوفير الموارد المناسبة ( البشرية، التقنية، المالية).
- ضمان توضيح النتائج المطلوب الوصول إليها للموظفين وتوفير أي نصح أو توضيح عند الحاجة.
- العمل على تدريب وتطوير الموظفين بالقدر اللازم لضمان أنه يمكنهم من الالتزام بمسؤولياتهم.
أيضا ينتج عن تنفيذ عملية تقييم الأداء معرفة درجة إتقان الموظف للمهام المكلف بها ومدى التزامه واحترامه لسلوكيات العمل ونظمه وقوانينه والنتائج التي حققها ويتم ذلك من خلال الملاحظة المستمرة والقياس لأدائه خلال فترة محددة من الزمن وهي فترة تكرار التقييم ، كأن يكون شهري أو فصلي (ربع سنوي) أو سنوي ، ومقارنة نتائج هذا القياس بالمعايير المحددة مسبقا ليتم على ضوء ذلك اتخاذ الإجراءات اللازمة.
من خلال ذلك يتبين لنا النقاط التالية :
- يخضع جميع الموظفين لعملية تقييم الأداء دون إستثناء.
- يجب وضع معايير محددة مسبقا تستخدم كأساس يقارن ويقاس بها أداء الموظف .
- إن قياس وتقييم الأداء عملية مستمرة يخضع لها كل موظف ما دام مرتبط بالشركة .
- نتائج تقييم الأداء يترتب عليها قرارات عدة متعلقة بالموظف .
تعد عملية تقييم الأداء من العمليات المهمة التي تمارسها إدارة الموارد البشرية , فعن طريق التقييم تتمكن الشركة من الحكم على دقة السياسات والبرامج التي تعتمدها , سواءً كانت سياسات التوظيف ، أو برامج وسياسات التدريب والتطوير أو الترقيات الوظيفية والنقل وانهاء الخدمات .
وفيما يخص الموظفين أنفسهم فتعتبر عملية التقييم وسيلة يتعرف من خلالها الموظف على نقاط القوة و الضعف في أدائه و خاصة عند الإعلان عن نتائج تقييم الأداء من قبل الشركة وعن طريقها يتمكن الموظف من تطوير نقاط القوة و معالجة نقاط الضعف.
3- المتابعة
لكي يتم إحراز الأداء المتميز في العمل فلابد من متابعة عملية تقييم الداء ونتائجها واتخاذ الإجراءات اللازمة بعد الحصول على نتائج تقييم كل موظف.
من بين اهم مقومات المتابعة من بعد التنفيذ هي تقديم العديد من الحوافز للموظفين المتميزين وتهيئة بيئة العمل بالشكل الذي يليق بالأدوار التي يقوم بها الموظفون من خلال وضع نظام مكافآت وعقوبات إدارية لكي يُكافئ الموظف المتميز فقط وليس الكل.
و لابد كذلك من ربط نظام الأداء المتميز للموظفين بنظام الترقيات وبمكافأة الزيادة السنوية لرواتب الموظفين بما يشجع على التميز في الأداء.
أيضا يساهم هذا النظام في الحد من الإخفاقات أو مشاكل التأخير أو الإتلاف من خلال الإجراءات التأديبية (العقوبات الإدارية) .
لكن يشكل تصميم أنظمة المكافآت وإدارتها واحداً من أصعب مهام إدارة الموارد البشرية التي تواجه المدراء، ويحتوي هذا الجزء من سياسة إدارة الموارد البشرية على أعظم التناقضات بين وعد النظرية وحقيقة التنفيذ.
وتبعاً لذلك فإن الشركات تمر أحياناً بدورات من الإبداع والأمل عندما يتم تطوير أنظمة المكافآت ثم ينقشع الوهم عندما تفشل أنظمة المكافآت بالعطاء.
