مراحل تصميم نظام الحوافز وأهم عناصر نجاح نظام الحوافز والمكافآت
ان نظام التحفيز والمكافآت والذي غالبا ما ينضوي تحت مظلة (المزايا) في اغلب الشركات، يتميز كبقية وظائف الموارد البشرية بالمرونة، فهو بدرجة من المرونة مما يجعل من غير المنطقي اعداد وتصميم نظام حوافز ومكافآت عام قابل للتطبيق في جميع الشركات، بل على العكس، هنالك نقاط رئيسية تحدد الاطار العام لنظام التحفيز والمكافآت، وعلى أساسها يمكن لأي شركة ان تصمم نظام التحفيز الذي يخصها ويلائم بيئة عملها وإمكانياتها وقدرتها المالية ومجال عملها وغيرها من العوامل.
فلو كنت معنياً او مهتماً بتصميم نظام تحفيز لشركتك الخاصة او الشركة التي تعمل فيها، يمكنك إتباع الخطوات التالية مع إمكانية التعديل حـسب ما تراه مناسبا.
مراحل تصميم نظام الحوافـز:
1- تحديد الهدف من نظام التحفيز:
مما لا خلاف فيه أنه لكل شركة إستراتيجياتها وأهدافها التي تسعى الى تحقيقها والتي بطبيعة الحال تختلف من شركة الى أخرى وفقا للعديد من العوامل والمحددات، لذلك فإنه على من يقـوم بتصميم نظام للتحفيز أن يعي هذا جيدا لغرض تصميم نظام دقيق و مجدي ومتكامل للحوافز والمكافآت.
قد يكون الهدف من نظام التحفيز هو زيادة الأرباح، أو خفض وتقليل التكاليف، أو التشجيع على الإبداع والابتكار، أو تحسين الجودة، أو زيادة المبيعات، أو تعزيز روح العمل الجماعي أو غيرها، لكن بالنتيجة كل هدف من هذه الأهداف يعتمد على رغبة وجدية الموظفين في العمل على تحقيقها، ويأتي نظام التحفيز ليشجع الموظفين على تحقيق هذه الأهداف.
2 - دراسة الأداء :
من المهم جدا عند تصميم نظام تحفيز متكامل ولضمان نجاحه وفاعليته يجب تحديد نوع وحجم الأداء الذي سيتم احتساب المكافآت على أساسه، لذلك تقوم الشركات بتحديد وتوصيف الأداء المطلوب كما تقوم أيضا بتحديد طرق القياس الفعالة والواقعية للأداء.
عناصر نجاح نظام الحوافز والمكافآت
أ- وجود وصف وظيفي نموذجي لكل وظيفة:
ينبغي توفر وصف وظيفي نموذجي و واقعي لكل وظيفة متاحة في الشركة ليكون كلا الموظفين والإدارة على بينة مما لهم وما عليهم، وعليه يكون أداء الموظف مؤطر بمهام معينة ومحددة مسبقاً ويمكن للإدارة اعتمادها لتحديد وقياس حجم ونوع الأداء المطلوب من كل موظف.
ب- توفر حاجة الشركة الفعلية من الموظفين :
لغرض تحديد حجم ونوع الأداء المطلوب من كل موظف بشكل احترافي ودقيق و ذو جدوى، ينبغي ان يكون لدى الشركة حاجتها الفعلية من الموظفين، فلا اعداد اكثر من الحاجة و اقل منها، إذ انه في الحالتين سوف نحصل على نتائج غير دقيقة وغير واقعية.
أيضا يجب إيلاء اهتمام لنقاط مهمة أخرى نذكر منها على سبيل المثال لا الحصر هل ان العاملين في وظيفة او قسم معين وظائفهم متشابهة او تكاملية، وهل انهم يعملون بشكل جماعي او منفرد.
ت- وجود إجراءات عمل نموذجية :
من العوامل المهمة أيضا في هذا المجال وجود سياسات وإجراءات عمل نموذجية ومتكاملة تجعل من خطوط سير العمل واضحة تماما أمام الموظفين مما يساعدهم في بذل افضل ما لديهم من جهد و في المسار الصحيح، وهذا ينعكس إيجاباً على مستويات الأداء وتحسينها.
وعلى صلة بذلك ينبغي ان تكون جميع نماذج العمل الضرورية واللازمة لأداء المهام، متاحة امام الموظفين لضمان تحقيق السرعة والجودة في الأداء.
ث- وجود ظروف عمل ملائمة :
ويقصد بذلك مكان العمل، بيئة العمل، ظروف العمل المحيطة، وغيرها من العوامل التي قد يكون لها تأثير مباشر او غير مباشر على أداء الموظف وقد يكون ذلك التأثير سلباً او إيجابا على الأداء، حيث ينبغي على الشركة ان تحرص على ان تكون تلك الظروف ملائمة ومستقرة ومساعدة على بذل افضل أداء ممكن.
أيضا ينبغي على الشركة ان تحرص على توفر جميع التجهيزات والمواد والأدوات اللازمة لإكمال الموظف عمله بشكل صحيح وآمن ومثالي.
ج- وجود صلاحيات كاملة لدى الموظف في وظيفته:
ينبغي منح الموظف كافة الصلاحيات التي ينص عليها الوصف الوظيفي الخاص بوظيفته، وذلك ليتم متابعة اداءه بشكل واقعي، حيث لا يمكن محاسبة الموظف او مطالبته بعمل هو ليس ضمن دائرة صلاحياتها ولا يمكن قياس اداءه لمهام هي ليست ضمن سيطرته او تفويضه.3 -تحديد ميزانية الحوافز والمكافآت:
ويقصد بذلك المبلغ الكلي الذي ترصده الإدارة وتضعه تحت تصرف القسم المعني ويتم انفاقه على نظام الحوافز والمكافآت.4 - وضع إجراءات نظام الحوافز والمكافآت:
وهنا يتم ترجمة النظام في شكل إجراءات تنفيذية وخطوات متسلسلة والتي تعنى بمتابعة الأداء وقياسه، الأشخاص المعنيين بمتابعة الأداء، النماذج التي سيتم استخدامها، أنواع الحوافز والمكافآت وتوقيتات تقديمها او منحها للمستحقين، وهي كما يلي:
- تحديد الأدوار
- الاجتماعات
- توقيت تقديم الحوافز والمكافآت
- أنواع الحوافز والمكافآت
- النماذج المستخدمة
تحديد الأدوار :
ويقصد به تحديد وتوصيف دور كل مدير للقيام بمتابعة أداء موظفيه، وتسجيل حالات الأداء المتميز الذي يستحق المكافأة أو الإخفاقات التي تستوجب إجراء تأديبي او عقوبة إدارية، مع توفير النماذج المخصصة لهذا الغرض تحت يد كل مدير ليتسنى له القيام بهذا الدور من دون تلكؤ او تأخير ورفع تقاريره للجهات المعنية في الوقت المحدد.
الاجتماعات :
بعد تحديد الأدوار يلزم عقد الإجتماعات اللازمة لوضع النقاط على الحروف، والتي تكون بين قسم الموارد البشرية والمدراء المعنيين بمتابعة وتقييم الأداء أو التي تكون بين الإدارة ولجنة تحديد المكافآت وغيرها من الاجتماعات التي تضمن إدراك كل شخص معني لدوره في هذا النظام والتزامه الحياد والمهنية فيما يخص التقييم او التوصية او منح المكافأة على سبيل المثال لا الحصر.
توقيت تقديم الحوافز :
في أنظمة التحفيز المثالية يكون هناك نوعان من الحوافز أو المكافآت، النوع الأول دوري بمعنى يمنح على أساس زمني ثابت كأن يكون شهري او فصلي او سنوي، والثاني عَرَضْي وهو الذي يمنح على أساس موقف معين كأن يبتكر الموظف منتج او أسلوب معين يثري العمل او يقوم بموقف استثنائي مثل اكتشاف سرقة او تزوير او خلل معين، وهنا يتم مكافأة الموظف لتحفيزه وزملائه على الحرص على العمل.
أنواع الحوافز:
ان القِوام الرئيسي لعملية التحفيز هو نوع الحافز او المكافأة كما ان العامل الرئيسي لنجاح عملية التحفيز هو دقة تحديد الحوافز او المكافآت.
حيث ينبغي إعداد لائحة تضم جميع الحوافز والمكافآت المادية والعينية و وصفها وصف واضح ودقيق (فلا يقال يحصل الموظف على مبلغ نقدي لو كان أداؤه اكثر من 90% مثلا ، بل يذكر مقدار المبلغ او نسبة المبلغ الى راتب الموظف لكي يكون الموظف على علم بحجم المكافأة مما يحفزه على التميز في الأداء).
كذلك ينبغي تحري الدقة والموضوعية في إعداد لائحة المكافآت والحوافز، حيث يلزم ان تكون المكافآت ملائمة لاحتياجات الموظفين وحجم الأداء المطلوب منهم ومناسبة لظروف عمل الشركة وبيئة عملها المحيطة و الأخذ بنظر الاعتبار لأي عامل آخر قد يؤثر سلباً او إيجاباً على جعل المكافأة جذابة وذات قيمة في نظر الموظف.
النماذج :
ويقصد بها جميع نماذج العمل والسجلات والبرامج التي تستخدم لتسجيل ومتابعة أداء الموظفين سواء من قبل الإدارة او قسم الموارد البشرية او القسم المعني بموظفيه، وينبغي ان تكون مصممة بعناية لتعطي افضل النتائج وأكثرها دقةً و واقعية.
