مراحل تصميم برنامج تدريبي متكامل للموظفين من الالف الى الياء
يعتبر التدريب احد الأركان او المحاور المهمة والرئيسية في قسم الموارد البشرية وركيزة مهمة من ركائز تحسين وتطوير الأداء الوظيفي ومن ابرز ما يمكن ان ينتج عن جودة وكفاءة عمليات التدريب هو تحسين الإنتاجية وانخفاض معدل الدوران الوظيفي.
لكن في واقع الحال فإن الغالب في معظم الشركات في الدول العربية هو إعتبار التدريب جزء كمالي وليس أساسي في اقسام الموارد البشرية، فمتى ما توفر لدى الشركة سيولة مالية، اضافت في خططها تنفيذ برامج تدريبية لموظفيها ، وان لم تتوفر الميزانية يتم اعتبار التدريب عملية غير ضرورية وهو من اول الأقسام التي يتم إلغائها.
في الواقع فإن التدريب عملية مفصلية من بين عمليات قسم الموارد البشرية وهو عبارة عن عملية متكاملة تتكون من مجموعة إجراءات ولها العديد من الأهداف التي تصب جميعها في مصلحة الشركة وفائدتها وبطبيعة الحال فإن تنفيذ برنامج تدريبي في الشركة يمر بالعديد من المراحل تزيد او تقل حسب حجم الشركة وقطاع العمل وعدد موظفيها وحجم البرنامج التدريبي والميزانية المتاحة والعديد من العوامل الأخرى.
سنستعرض هنا ستة مراحل هي الأبرز والأكثر شيوعا عند التخطيط لتنفيذ برنامج تدريبي وصولا الى تنفيذه وتقييمه وتقويمه.
مراحل إعداد وتصميم البرنامج التدريبي للموظفين:
1- تحديد الاحتياجات التدريبية
تمثل عملية تحديد الاحتياجات التدريبية نقطة البداية لتخطيط عملية التدريب، والتي اذا تمت بشكل دقيق فان بقية مراحل عملية التدريب سوف تتحقق أهدافها بشكل كبير.
تحديد الاحتياجات التدريبية ، والتي تُعرَف أيضًا باسم تحليل احتياجات التدريب ، هي عملية منظمة لفهم متطلبات التدريب للشركة وللموظفين.
يتضمن تحديد احتياجات التدريب التعرف بشكل منهجي على احتياجات التدريب للموظفين لتصميم برنامج تدريبي يلبي احتياجات العمل ويوفر عوائد ممتازة ، كما إنه يُمَكّن الموظفين في النهاية من ملء فجوات المهارات وتحقيق أداء أفضل والاستعداد للمستقبل.
أهمية تحديد الاحتياجات التدريبية
أولاً: تحقيق اهداف البرنامج التدريبي:
ان الدقة في تحديد الاحتياجات التدريبية تؤدي الى تحقيق اهداف التدريب والذي يؤدي بدوره الى المساهمة في تحقيق اهداف الشركة.ثانياً: تقييم عملية التدريب او البرنامج التدريبي:
تعتبر عملية تحديد الاحتياجات التدريبية الأساس الموضوعي الذي يمكن الإعتماد عليه في تقييم نتائج عملية التدريب، وذلك لان نشاط التدريب نشاط اقتصادي يهدف الى تحقيق نتائج محددة مقابل ما تم انفاقه من مخصصات مالية لهذا النشاط.ثالثاً: تحفيز الموظفين:
ان التحديد الدقيق لاحتياجات الموظفين من التدريب يساعد على تحفيزهم للعمل، وغالبا ما تتوفر لدى الموظفين الرغبة الصادقة في أداء وظائفهم بشكل متميز ومن ثم فإن مَهَمة الشركة في هذه الحالة هي توفير الفرصة المناسبة للموظفين لتنمية قدراتهم الوظيفية من خلال تحديد احتياجات تدريبية حقيقية.أساليب تحديد الاحتياجات التدريبية
توجد العديد من الأساليب التي يمكن الاعتماد عليها لتحديد الاحتياجات التدريبية، حيث لا يوجد أسلوب بعينهِ يعتبر الأمثل لتحديد الاحتياجات التدريبية، فالأسلوب الذي يصلح للإستخدام في شركة معينة قد لا يصلح للإستخدام في شركة أخرى، وبنفس الوقت فإن الأسلوب الذي يصلح لشركة ما في وقت معين او ظرف معين قد لا يصلح للشركة نفسها في وقت او ظرف آخر.وعلى هذا الأساس يمكن القول ان الأساليب التالية لا تمثل بدائل لبعضها البعض وانما مكملة لبعضها البعض، ومن هذه الأساليب نذكر التالي:
أولاً: توجيهات الإدارة العليا
ان توجيهات الإدارة العليا هي من الأساليب شائعة الاستخدام لتحديد الاحتياجات التدريبية، وهي غالبا ما تعبر عن النظرة الاستراتيجية للشركة خلال السنوات القادمة، ويمكن التوصل الى تلك التوجيهات من خلال تقارير مجالس الإدارة وقرارات الإدارة العليا وتوصياتها.ثانياً: نتائج تقييم الأداء
يمكن الاعتماد على نتائج تقييم الأداء في تحديد الاحتياجات التدريبية من خلال تشخيص نقاط الضعف لدى موظف او مجموعة من الموظفين لتوفير التدريبات اللازمة لتحسين الأداء ونقاط الضعف لدى هؤلاء الموظفين وفي الوقت نفسه تحسين انتاجيتهم مما يصب في مصلحة كل من الشركة والموظف نفسه.ويتميز هذا الأسلوب بانه يعكس احتياجات تدريبية حقيقية تكشف عنها ظروف الممارسة الحقيقية للأداء.
ثالثاً: الوصف الوظيفي
يعتبر الوصف الوظيفي مصدرا هاما من مصادر تحديد الاحتياجات التدريبية، وغالبا ما يمثل الوصف الوظيفي مرآة لمستوى الأداء الوظيفي الأمثل الذي يجب على شاغل الوظيفة تحقيقه في ظروف الأداء المثالي.مما يجدر الإشارة له ان التغير السريع في ظروف ومتطلبات العمل تستدعي الحذر نظرا لتغير طبيعة الوظائف بمعدلات كبيرة وسريعة في الوقت الحالي مما يؤدي الى سرعة تقادم بطاقات الوصف الوظيفي.
رابعاً: مراقبة الموظف
يمكن من خلال هذا الأسلوب التعرف على مستوى الأداء الفعلي للموظف اثناء اداءه للوظيفة، وهذا يكون غالبا دور المسؤول او المدير المباشر و من خلال مراقبة اداء موظفه خلال فترة زمنية معينة وبالتركيز على نقاط اداء معينة لتشخيص النقاط التي يحتاج فيها الموظف الى تدريب لتحسينها.خامساً: شكاوى العملاء
ينظر هذا الأسلوب بشكل مباشر الى مستوى جودة الخدمة المقدمة من الموظف الى متلقي الخدمة (العميل) سواء كان هذا العميل داخلي او خارجي، واذا تميزت تلك الشكاوى بدرجة عالية من الموضوعية فإنها تصبح مصدراً أساسياً لتحديد الاحتياجات التدريبية.سادساً: المقابلات الشخصية
يتميز هذا الأسلوب بانه قد يتيح الفرصة لإدارة الموارد البشرية للتعرف على على الاحتياجات التدريبية للموظفين بشكل مباشر، الا ان هذا الأسلوب يمكن ان يؤدي الى ارتفاع تكاليف تحديد الاحتياجات التدريبية خاصة في الحالات التي تتطلب عقد مقابلات مع عدد كبير من الموظفين.2- تحديد أهداف التدريب
يهدف التدريب بشكل عام إلى رفع مستوى أداء الموظفين والذي يعكس أثره على الشركة بشكل عام ، وفيما يلي أهم فوائد وأهداف التدريب على مستوى الفرد والشركة :أولا : أهداف وفوائد التدريب على مستوى الموظفين :
تزويد الموظفين بالمعارف والمهارات التي يحتاجونها لتأدية وظائفهم وبالذات الموظفين الجدد .يفتح المجال أمام الموظف نحو الترقية والتطور الوظيفي .
يخلق لدى الموظفين الثقة بأنفسهم بسبب ما يكتسبونه من مهارات ومعارف جديدة .
ثانيا : أهداف وفوائد التدريب على مستوى الشركة :
- تحسين ربحية الشركة وتحسين جودة إنتاجها من السلع أو الخدمات .
- مواكبة التطورات التكنولوجية والإدارية ، فالمعارف والاختراعات متجددة بشكل مستمر ومواكبتها من خلال التدريب يكسب الشركة مزايا تنافسية في السوق .
- تخفيض تكاليف الإنتاج وتحسين مستوى السلامة .
3- إعداد وتصميم البرنامج التدريبي
تشمل هذه المرحلة مجموعة من الخطوات المترابطة التي تهدف بمجملها الى تحليل وتحديد الاحتياجات التدريبية، وتتمثل في :- تحديد الأهداف التدريبية
- تحديد المهارات المستهدفة
- تحديد المادة التدريبية
- تحديد أسلوب التدريب
- تحديد حجم البرنامج التدريبي
- تحديد تكلفة التدريب
- تحديد مصادر التدريب
- تحديد وقت التدريب
- تحديد مكان التدريب
4- تنفيذ البرنامج التدريبي
ويتضمن تنفيذ البرنامج التدريبي عدة موضوعات أساسية تتمثل في الآتي :
أولاً: اختيار المتدربين .
ثانياً: توفير احتياجات تنفيذ البرنامج التدريبي:
- ميزانية التدريب
- قاعات التدريب
- المساعدات التدريبية
ثالثاً: وضع جدول زمني للبرنامج التدريبي.
رابعاً: المتابعة اليومية للبرنامج التدريبي.
5- تقييم البرنامج التدريبي
تساعد عملية تقييم نتائج التدريب الشركة على تحديد مدى فعالية هذا النشاط ، حيث ان النشاط التدريبي نشاط اقتصادي، وعلى هذا الأساس فان الشركة تتوقع ان تحقق نتائج معينة من وراء هذا النشاط والا فانه يصبح نشاط اعتيادي ليس له مبرر اقتصادي، ويتضمن تقييم التدريب نقطتين رئيسيتين هما :
أولا : تقييم برامج التدريب
الهدف من هذا التقييم هو التأكد من إن تصميم البرامج كان سليما ، وان تنفيذها قد حقق الأهداف المرجوة منها وتتم عملية التقييم من خلال :
- مدى تحقيقه لأهداف الشركة .
- أراء المتدربين .
ثانيا : تقييم المتدربين
يتم تقييم المتدربين من خلال مجموعة من المقاييس والأساليب منها :
- الاختبارات .
- تكليف المتدرب بإعداد تقرير أو دراسة حالة .
أهمية تقييم عملية التدريب :
- تحديد مدى تحقيق البرنامج التدريبي للأهداف الموضوعة له مسبقا.
- تحديد مدى قدرة الموظفين المتدربين على نقل المعارف التي اكتسبوها في التدريب الى الواقع العملي.
- تحديد نوعية برامج التدريب التي يمكن الاستمرار في توفيرها او تلك البرامج التي يجب التوقف عن توفيرها.
6- تحديث البرنامج التدريبي بناءً على نتائج التقييم
عند تنفيذ برامج التدريب عمليا ، قد تنكشف بعض جوانب القصور المغايرة للتصميم المبني عليه برنامج التدريب سواء من حيث صعوبة التطبيق العملي أو عدم ملائمة بعض الوسائل المستخدمة أو نشوء احتياجات إضافية من شأنها المساهمة في رفع مستوى الأداء .. الخ .
ولتلافي جوانب القصور هذه مستقبلا ، ومن خلال معلومات التقييم والمعلومات المتحصلة عن طريق المشرفين على تنفيذ برامج التدريب ميدانيا ، يمكن إحداث تعديلات بالإضافة أو الحذف في تصميم البرامج التدريبية مما ينتج عنه خبرات تراكمية تضاف إلى ما سبقها في نفس المجال.
