نموذج بريد إلكتروني لإبلاغ المرشح المقبول أنه في مرحلة التحقق من الخلفية
يُعد التحقق من تاريخ وخلفية المرشح أحد أهم جوانب عملية التوظيف، يقوم بذلك مختص التوظيف بنفسه أو يتم ايكال هذه المهمة الى شركة خارجية متخصصة بهذا النوع من العمليات لتتحقق من خلفية الموظف نيابة عن الشركة.
بطبيعة الحال فالشركة هي التي تقرر أي نوع من المعلومات حول المرشح ينبغي التحقق منها، يتم ذلك عادةً للحصول على مزيد من المعلومات حول المرشح.
تستغرق هذه العملية وقتًا ليس بالقليل غالباً، حيث يتعين إجراء مجموعة متنوعة من الاختبارات والاتصالات، وعادة ما يتصل المرشح اثناء هذه المدة الزمنية للاستفسار عن نتيجة مقابلته ومعرفة هل تم قبوله او رفضه، لذلك يصبح من الضروري احاطة المرشح علماً بهذا الموضوع.
يتم استخدام البريد الإلكتروني الخاص بالتحقق من الخلفية، لإخبار المرشح أن التأخير في عملية التوظيف ليس سببه الإستبعاد أو الرفض، بل يمكن أن يكون سببه عوامل خارجية مختلفة أيضًا، نظرًا لأن التحقق من الخلفية قد يكون تنفيذه بواسطة شركة خارجية ، فإن الأمر يستغرق وقتًا حيث سيكون هناك العديد من العناصر التي ينبغي التحقق منها والجهات التي ينبغي الاتصال بها.
يعد ارسال "البريد الإلكتروني الخاص بالتحقق من الخلفية" للمرشحين أمرًا مهمًا لأنه يساعد على البقاء على اتصال مع المرشح.
اليك النماذج ادناه والتي يمكنك تخصيصها واستخدامها لعملك:
نموذج 1
Subject line: Update on your background check for [Company name] / Update for the [job title] position at [Company name]Dear / Hi [Candidate’s name],I hope all is well with you.I wanted to check in and let you know we [haven’t gotten the results of your background check from X yet / haven’t reviewed your background check yet]. We are expecting to finish with the process [by the end of the week]. I will contact you again as soon as I have any news.In the meantime, feel free to reach me via email or at [phone number], if you have any questions.All the best / Kind regards,[Your name][Your signature]
نموذج 2
Subject line: Update on a background check for [Job Title] at [Company Name]Hi [Candidate’s Name],Received your mail and hope everything going well with you.As I had told you earlier that [Name of the third party company doing background check of the candidate] has been given responsibility to do a background check on you.The process is going on and we haven't received any results [or the company has not yet reviewed your background check]. We have contacted the company and they responded that they may provide us with the results within a week.As soon as we get the results we will thoroughly go through it and will contact you with the results.If you have any questions/issues regarding the job than feel free to contact us. You can contact us via email or [Phone Number].With Regards,[Your Name][Your Signature]
نموذج 3
Subject line: Update on the background check for [Company Name]Hi [Candidate’s Name],Thank You for contacting us.I have gone through your mail regarding the background check process and contacted the [Company Name who is entitled to the background check] for the results of the background check.They responded that the process is going on and they need some time approximately 1 week to do the work. As soon as we get the results from the company we will contact you with further information about your hiring process.If you have any queries then you can contact us on [email address] or [Phone Number]With Regards,[Your Name][Your Signature]
