ما هي القائمة المختصرة "Shortlist" وكيف يتم إعداد القائمة المختصرة "Shortlisting"؟

يمكن أن تشمل معايير القائمة المختصرة ما يلي:

المعايير الأساسية هي المعايير التي يجب على المرشح ان يمتلكها او يتمتع بها ليكون مؤهلا لشغل الوظيفة الشاغرة.

وكمثال بسيط على معيار أساسي هو كون المرشح قادرًا قانونيًا على العمل في الدولة التي تمارس فيها الشركة اعمالها.

من ناحية أخرى، فإن المعايير التنافسية هي تلك المعايير التي تجعل المتقدم بطلب التوظيف مرشحًا أقوى للقبول بالوظيفة من غيره وتعطيه ميزة تنافسية عن غيره، غالبًا ما تكون المعايير التنافسية هي الوسيلة للمفاضلة بين المرشحين.

ومن أمثلة المعايير التنافسية هي شهادات الدورات التدريبية والمهارات المهنية والخبرة العملية والمؤهلات الدراسية.

في كثير من الحالات ، غالبًا ما يصبح الفرق بين المعايير الأساسية والمعايير التنافسية غير واضح.

فعلى سبيل المثال ، قد يرغب مدير التوظيف في خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات لوظيفة معينة ، فإذا كان لدى غالبية المرشحين خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات ، فسوف يصبح هذا المعيار أساسياً بشكل افتراضي عندما يتم فرز وإستبعاد المرشحين الأقل خبرة.

خذ المعايير الأساسية والمعايير التنافسية التي حددتها وقم بإنشاء بطاقة أداء القائمة المختصرة لمرشحيك، الغرض من بطاقة الأداء هذه هو سرد كل المعايير في قبال جميع المرشحين بحيث يمكنك تقييم كل مرشح يتم مراجعة سيرته الذاتية.

على سبيل المثال، إذا كنت توظف لوظيفة Retail Associate، فقد تبدو بطاقة الأداء لقائمتك المختصرة على النحو التالي:

الان هنا يتحتم عليك أن تحدد كم عدد المرشحين لديك ممن يطابقون معاييرك ليتم اضافتهم الى القائمة المختصرة وترى انهم مؤهلين للمضي معهم قدماً في خطوات التوظيف التالية؟

عندما يتعلق الأمر بتحديد كم عدد المرشحين الذين سيتم اضافتهم الى القائمة المختصرة ، فإن معظم مختصو التوظيف غالباً لديهم في الإعتبار رقم محدد مسبقًا لذلك ، على سبيل المثال ، إجراء مقابلات مع أربعة إلى ستة مرشحين للوظيفة الشاغرة الواحدة.

إن أفضل أسلوب لتحديد عدد المرشحين الذين يمكن إضافتهم الى القائمة المختصرة هو أسلوب "نِسَب التخطي" بين العمليات ، أي تحديد نسبة معينة كمتوسط معدل لعدد المرشحين الذين يمكن ان يتخطوا كل عملية من عمليات التوظيف الى العملية الأخرى تِباعاً.

النسب النموذجية للتخطي (الإنتقال) هي كالتالي:

استقطاب 100 مرشح للوظيفة (بمعنى سيكون لديك 100 سيرة ذاتية)

12 منهم سيتم اضافتهم الى القائمة المختصرة (و هُم الأكثر تطابقاً مع متطلبات الوظيفة ومعايير التوظيف)

اثنان منهم سوف يجتازان المقابلة بنجاح (هما الأفضل والانسب لشغل الوظيفة من بين الجميع) وسيتم ارسال العرض الوظيفي الى احدهما او كليهما.

مرشح واحد سيقبل العرض فقط ، يمكنك ارسال العرض الى واحد وانتظار رده، ان وافق فتكمل معه التعاقد وان لم يوافق فترسل العرض للمرشح المقبول الثاني.

وفقًا للإحصائيات ، فإن 75٪ من المتقدمين للوظائف غير مؤهلين لشغلها و 88٪ ليسوا أقوياء بما يكفي لإضافتهم الى القائمة المختصرة ودعوتهم الى المقابلة (بمعنى غير قادرين على منافسة المرشحين ذوي المؤهلات الأفضل).

عندما تكون 75 إلى 88 في المائة من السير الذاتية التي تتلقاها من أجل الشاغر المفتوح هي غير تنافسية او غير مؤهلة وغير مطابقة لمتطلبات الوظيفة، فهذا يجعل من عملية إعداد القائمة المختصرة الجزء الأكثر استهلاكا للوقت في عملية التوظيف.

في السابق كانت عملية مراجعة السِيَر الذاتية وفلترتها واضافة المرشحين للقائمة المختصرة يتم يدوياً، وهو الأسلوب التقليدي لتنفيذ هذه العمليات.

بينما في السنوات الأخيرة اصبح من الصعب جداً اجراء هذه العمليات يدوياً، خصوصاً في بعض الشركات كبيرة الحجم بل حتى لو تم ذلك فهو لا يتم بالكفاءة المطلوبة ، إذ اصبح يستقبل مختصو التوظيف للوظيفة الشاغرة الواحدة ما متوسطه 250 سيرة ذاتية ، والتي يمكن أن يستغرق مراجعتها جميعا وتقييم كل مرشح باستخدام بطاقة الأداء القائمة المختصرة (التي تم الإشارة اليها أعلاه) وتحديد القائمة المختصرة النهائية للمرشحين ما يصل إلى 23 ساعة للوظيفة الواحدة .

لذلك رأى مدراء الموارد البشرية ومسؤولو التوظيف أن هذه مشكلة كبيرة وينبغي إيجاد حل فعال لها ، فتحولوا إلى التكنولوجيا ، حيث تم ابتكار نظام تتبع المتقدمين للوظائف (ATS).

ومن مزايا استخدام ATS ما يلي:

لكن بمرور الوقت أصبحت بعض مزايا نظام تتبع المتقدمين "ATS" هي نقاط ضعفه.

إذ وعلى سبيل المثال فإن معظم برامج ATS تستخدم مطابقة الكلمات الرئيسية بين متطلبات الوظيفة و وصفها وبين محتوى السيرة الذاتية فكلما احتوى ملف السيرة الذاتية على اكثر عدد من الكلمات الرئيسية المذكورة في متطلبات الوظيفة كلما كانت فرصة المرشح اكبر بأن تتخطى سيرته الذاتية نظام ATS ويتم وضعه في القائمة المختصرة وبالتالي دعوته للمقابلة.

هذا المبدأ في أنظمة ATS أدى إلى قيام الكثير من المرشحين بالإحتيال على النظام من خلال حشو الكلمات الرئيسية في سيرهم الذاتية مما جعل ميزة مطابقة الكلمات الرئيسية لا جدوى لها.

بالتالي برزت نقطتا ضعف رئيسيتان في أنظمة ATS هما:

أدى التطور الحالي المستمر في تقنيات تحليل البيانات الى ظهور طرق مبتكرة لاختيار المرشحين حيث ظهر جيل جديد من القوائم المختصرة، وظهر ما يسمى "القائمة المختصرة الذكية".

بإختصار فإن القائمة المختصرة الذكية هي نتاج لإضافة خوارزميات متطورة ومعقدة إلى أنظمة ATS والتي تسمح بدورها لأنظمة ATS بتصنيف المرشحين وترتيبهم وفقا للعديد من المعطيات ومن ثم إنتاج قائمة مختصرة للمرشحين بشكل اكثر دقة و واقعية من السابق، حيث أصبحت لا تعتمد فقط على مطابقة الكلمات الرئيسية وإنما مقاطعة العديد من المدخلات والمعايير و التي ينتج عنها اختيار اكثر المرشحين ملائمة للوظيفة الشاغرة.