حل مشكلة ضعف الأداء الوظيفي وانخفاض إنتاجية وتفاعل الموظفين في العمل
نتيجة لذلك، قد يتعذر عليك إتمام واجباتك بمواعيدها النهائية المحددة لها او انجاز المهام الموكلة اليك على اكمل وجه، وتبقى تحت مظلة تزايد المهام باستمرار من دون القدرة على إنجازها جميعا.
إذ دائمًا ما تطرأ المشاكل التي ترد الى قسم الموارد البشرية بشكل روتيني او مفاجئ، مما يجعل كل يوم يبدو وكأنه معركة مستمرة ضد الإنتاجية.
قد تطرأ لديك الى جانب المشاكل الروتينية الشائعة بعض المشاكل الغريبة او نادرة الحدوث مما يصعب عليك التعامل معها او حلها من دون الحصول على مشورة او دعم مما يحفزك على البحث او التحري عن حلول او استشارة ذوي الخبرة ليسهل عليك التعامل مع هكذا حالات، كل هذا يجعل من قسم الموارد البشرية قسم حيوي وفعال في المنظومة الإدارية وديمومتها.
في هذا المقال سوف نتطرق الى إحدى المشاكل الجوهرية التي قد تواجه إدارة الموارد البشرية ويتعين عليك معالجتها وإيجاد الحلول الفعالة لها الا وهي مشكلة انخفاض إنتاجية الموظفين
1- التحري عن جذور العوامل المسببة لضعف الإنتاجية في العمل (أسباب ضعف الأداء الوظيفي)
قد يمكنك تشخيص ان الشركة تعاني من انخفاض مستويات الإنتاجية، لكن قد لا يكون
بمقدورك تشخيص السبب بشكل مباشر بل قد يتعذر عليك معرفة السبب من دون دراسة
الوضع العام في الشركة وكل العوامل التي قد يكون لها صلة بهذه المشكلة.
هذا هو السبب في أن الخطوة الأولى في حل هذه المشكلة هي تحديد مكان حدوثها، وما هي الأقسام التي تعاني من ضعف الإنتاج؟ وهل يمكنك تتبع مصدر المشكلة كأن يكون موظف معين أو مجموعة موظفين او إجراء او سياسة معينة؟
بعد تشخيص نقاط الإنتاجية المنخفضة، يترتب عليك اختيار الطريقة الأمثل والانسب لمعالجتها.
هذا هو السبب في أن الخطوة الأولى في حل هذه المشكلة هي تحديد مكان حدوثها، وما هي الأقسام التي تعاني من ضعف الإنتاج؟ وهل يمكنك تتبع مصدر المشكلة كأن يكون موظف معين أو مجموعة موظفين او إجراء او سياسة معينة؟
بعد تشخيص نقاط الإنتاجية المنخفضة، يترتب عليك اختيار الطريقة الأمثل والانسب لمعالجتها.
2- بيئة العمل المثالية والصحية
أيضا من العوامل المهمة في تحسين الرضا الوظيفي لدى الموظف وبالتالي تحفيزه
على زيادة انتاجيته هو خلق بيئة عمل قوية، حيث تتمثل الخطوة الأولى لتعزيز
إنتاجية الموظفين في خلق بيئة عمل توفر الاحترام للموظف والتقدير لعمله.
الكثير من الشركات تركز على الأجور والرواتب التي تقدمها للموظفين فقط من دون ان تولي أي اهتمام لتحسين بيئة العمل الداخلية وجعلها آمنة ومحفزة لتشجع الموظفين على تحسين انتاجيتهم وبذل افضل ما لديهم
3- استبيان عن الرضا الوظيفي وتطوير بيئة العمل
من الأدوات التي يمكن أن تستخدمها إدارة الموارد البشرية لتقييم بيئة عمل
الموظفين، إجراء استطلاعات رأي للموظفين حول بيئة العمل ومدى رضاهم، أيضا من
الجيد إجراء اجتماعات دورية مع الموظفين لمناقشة جودة بيئة العمل وكيفية
تحسينها.
كلما كان التعامل مع هذه الاستبيانات بسرية كلما ابدى الموظفون انطباعاتهم
بصدق وصراحة و وضوح، وهذا من شأنه ان يساعد إدارة الموارد البشرية على وضع
اليد على العوامل المسبب لضعف إنتاجية الموظفين وبالتالي تحسينها.
4- شكر وتقدير الموظفين المتميزين على الجهود المبذولة
أيضا لزيادة إنتاجية الموظفين فإنه من الحلول البسيطة والسريعة والفعالة في
نفس الوقت هو تحفيز الموظفين بالطرق الكلاسيكية، مثل تقديم مكافآت أو زيادات في
المرتبات أو حتى مجرد شكر الموظف والثناء على جهوده أداؤه قد يشجعه على بذل
المزيد ويولد لديه الإحساس بالرضا الوظيفي.
5- الترقية الوظيفية
إن توفير مساحة للنمو الوظيفي والترقي في المناصب عامل مهم وفعال أيضا يحفز
الموظفين بكل فئاتهم على بذل قصارى جهدهم وبالتالي تحسين انتاجيتهم، بل حتى
استقرار الموظفين وبقائهم في الشركة لفترات أطول.
في المقابل فإن عدم الترقية في العمل وانعدام فرص الترقية والتدرج في المناصب قد يؤثر سلبا على إنتاجية الموظفين وتحفيزهم، والا فما الذي يشجع الموظف ويحفزه للعمل بجد اذا لم تكن هناك فرص للترقي الوظيفي في المستقبل.
في المقابل فإن عدم الترقية في العمل وانعدام فرص الترقية والتدرج في المناصب قد يؤثر سلبا على إنتاجية الموظفين وتحفيزهم، والا فما الذي يشجع الموظف ويحفزه للعمل بجد اذا لم تكن هناك فرص للترقي الوظيفي في المستقبل.
6- التدريب والتطوير الوظيفي
يعد التدريب والتطوير في الموارد البشرية من اهم أدوات إدارة الموارد البشرية لتحسين إنتاجية الموظفين، حيث ان زيادة إنتاجية الموظفين تكون اسهل عندما يتم تدريبهم مما يسهم
بتزويدهم بالمهارات والمعلومات التي تساعدهم على اداء مهامهم و واجباتهم بشكل
اسرع وبكفاءة أعلى وهذا لا يكون الا من خلال توفير برامج تدريبية داخلية
وخارجية مخطط لها بعناية ومهنية.
توفير التدريب للموظفين يقلل أيضاً من فرص تركهم لوظائفهم ويعزز بشكل مباشر او غير مباشر في تعزيز شعور الرضى الوظيفي لدى الموظفين.
7- توفير احتياجات ومتطلبات العمل
توفير كافة الأدوات والمواد التي يحتاجها الموظف لأداء عمله بكفاءة يعزز بدوره
أيضا في تحسين الإنتاجية، فقد لا يكون ضعف إنتاجية الموظف لرغبة منه بذلك او
لقلة خبرته بل قد يكون بسبب عدم توفير الأدوات او المواد او الأجهزة التي
يحتاجها لأداء عمله بكفاءة وانجازه في الوقت المطلوب.
ينبغي ملاحظة انه تقليل المصاريف من خلال عدم شراء بعض الأدوات او الأجهزة الضرورية هو ليس خياراً صائبا، بل أحيانا يكون ليس خياراً يمكن التفكير به من الأصل.
ينبغي ملاحظة انه تقليل المصاريف من خلال عدم شراء بعض الأدوات او الأجهزة الضرورية هو ليس خياراً صائبا، بل أحيانا يكون ليس خياراً يمكن التفكير به من الأصل.
8- دليل السياسات والإجراءات
إن اعتماد سياسات وإجراءات عمل روتينية متهالكة او تعسفية او غير مرنة يخلق
بيئة عمل هدامة، فبشكل مباشر او غير مباشر هو يؤثر على دافعية الموظفين بالعمل
وبذل الأداء المطلوب وبالتالي يؤثر ذلك سلبا على الإنتاجية.
ينبغي على الإدارات مراجعة سياسات وإجراءات العمل بشكل مستمر وتشخيص نقاط الضعف او الخلل فيها وتغيير ما يلزم تغييره وكذلك ان تطلب الامر إضافة إجراءات جديدة افضل او حذف إجراءات قديمة غير ذات فائدة.
ينبغي على الإدارات مراجعة سياسات وإجراءات العمل بشكل مستمر وتشخيص نقاط الضعف او الخلل فيها وتغيير ما يلزم تغييره وكذلك ان تطلب الامر إضافة إجراءات جديدة افضل او حذف إجراءات قديمة غير ذات فائدة.
9- العمل بـ مبدأ تايلور (دراسة الزمن والحركة - Time and motion study)
يمكن إجراء دراسة "الزمن والحركة" لمراجعة كيفية تنفيذ المهام ومن المسؤول عن
إكمالها.
دراسة الزمن والحركة هي دراسة عملية تهدف لزيادة كفاءة العمليات من خلال دراسة ومراقبة الحركات التي يقوم بها الموظف لأداء مهامه والزمن اللازم لإنجاز كل مهمة.
تفيد هذه الدراسة في تحسين أسلوب العمل من خلال تحديد النشاطات التي لا ضرورة لها ومن ثم الاستغناء عنها عبر الغائها أو دمجها مع نشاطات أخرى كما تفيد هذه الدراسة في معرفه الزمن الطبيعي اللازم لإتمام كل نشاط او مهمة.
بواسطة هذه الدراسة سوف تتضح أوجه القصور بسرعة، كما هو الحال مع أي قضايا تتعلق بالموظفين حيث سيكون من الواضح للمراقب اين مواضع القصور في الأداء وهل سببها موظف او مجموعة موظفين.
دراسة الزمن والحركة هي دراسة عملية تهدف لزيادة كفاءة العمليات من خلال دراسة ومراقبة الحركات التي يقوم بها الموظف لأداء مهامه والزمن اللازم لإنجاز كل مهمة.
تفيد هذه الدراسة في تحسين أسلوب العمل من خلال تحديد النشاطات التي لا ضرورة لها ومن ثم الاستغناء عنها عبر الغائها أو دمجها مع نشاطات أخرى كما تفيد هذه الدراسة في معرفه الزمن الطبيعي اللازم لإتمام كل نشاط او مهمة.
بواسطة هذه الدراسة سوف تتضح أوجه القصور بسرعة، كما هو الحال مع أي قضايا تتعلق بالموظفين حيث سيكون من الواضح للمراقب اين مواضع القصور في الأداء وهل سببها موظف او مجموعة موظفين.
10- التحليل الوظيفي والوصف الوظيفي
أحيانا قد يكون السبب في ضعف إنتاجية الموظفين هو عدم توزيع المهام عليهم
بشكل مهني صحيح، فيتم ايكال مهام معينة لمجموعة موظفين وهي ليست من ضمن
اختصاصهم وليس لديهم خبرة في التعامل معها، وهنا يأتي دور التحليل الوظيفي في
الموارد البشرية واعداد بطاقة الوصف الوظيفي لكل وظيفة والتي تنظم توزيع
المهام على الموظفين بالشكل الذي يجعل كل موظف مكلف بالمهام التي يجيدها والتي
لديه فيها الخبرة الكافية لممارستها.
