تم تكليفي بوضع خطة عمل لتأسيس إدارة الموارد البشرية بالشركة ، كيف ومن أين أبدأ؟
في كثير من الأحيان تؤجل بعض الشركات توظيف فريق موارد بشرية محترف أو انشاء قسم
موارد بشرية متكامل الى ما بعد تأسيس الشركة وممارسة أعمالها في السوق لفترة تطول
او تقصر حسب كل حالة.
وبغض النظر عن صحة وسلامة هذه الرؤية فهي واقع معمول به ويتبناها الكثير من أصحاب الأعمال والمدراء التنفيذيين.
فلو وجدت نفسك في موقف أنه تم توظيفك في شركةٍ ما لإدارة قسم الموارد البشرية وبشكل أساسي تم تكليفك بإنشاء قسم موارد بشرية للشركة والتخطيط له، او وجدت نفسك امام سيناريو آخر وهو ضعف او انعدام ثقل قسم الموارد البشرية في الشركة وتشتت عملياته، وكانت لديك الصلاحيات التنفيذية الكافية ورغبت بتطوير القسم ولملمة عملياته تحت كيان له وزنه الإداري والتنفيذي بين بقية الأقسام الأخرى، ففي هذا المقال سوف تجد الخيارات الصحيحة امامك لتطوير قسم الموارد البشرية في شركة قائمة فعلياً.
مبدئيا ينبغي عليك الإحاطة بالوضع الحالي لقسم الموارد البشرية إحاطة تامة ومعرفة ما هي العمليات الحالية للقسم وما هي صلاحياته ويكون ذلك من خلال السؤال والمراقبة والتتبع.
يمكنك البدء بطرح الأسئلة التي توفر لك إجاباتها المعلومات الكافية وتُكَوِّن لديك رؤية شاملة حول القسم بوضعه الحالي ليتسنى لك وضع الخطة بشكل دقيق وفعال، أسئلة كالتالي:
- ما هي وظائف قسم الموارد البشرية الحالية؟
- من هو صاحب القرار الأعلى في الشركة؟
- ما الهدف من انشاء قسم موارد بشرية جديد وشامل؟
- ما هي رؤية إدارة الشركة حيال قسم الموارد البشرية وأهميته؟
- ما مدى جدية الإدارة التنفيذية في إنشاء قسم موارد بشرية وتمكينه؟
- ما هو عدد الموظفين الحالي؟
- هل يوجد دليل سياسات وإجراءات للموارد البشرية؟
يمكنك صياغة مثل هذه الأسئلة واسئلة أخرى حسب تقييمك لوضع قسم الموارد البشرية
الحالي، ثم يمكنك جمع الإجابات على هذه الأسئلة من خلال المقابلات والإجتماعات
الرسمية و غير الرسمية مع الموظفين الرئيسيين والإدارة ، هذا بالإضافة الى
تقييمك الخاص (بصفتك مدير الموارد البشرية) لثقافة ورؤية الإدارة و لسياسات
الموارد البشرية المعمول بها حاليًا.
يساعدك هذا النوع من التدقيق، في وضع خطة عمل لقسم الموارد البشرية بجميع عملياته.
فيما يلي بعض نماذج الأسئلة لبدء تقييم الموارد البشرية:
يساعدك هذا النوع من التدقيق، في وضع خطة عمل لقسم الموارد البشرية بجميع عملياته.
فيما يلي بعض نماذج الأسئلة لبدء تقييم الموارد البشرية:
1- الإستراتيجية التنظيمية:
- هل لدى إدارة الشركة سواء المالكين او المدراء التنفيذيين رؤية ورسالة إستراتيجية؟
- ما هي الأهداف الاستراتيجية الحالية للشركة؟
2- كشوفات الرواتب:
- هل يوجد نظام فعال لإدارة وتنظيم معلومات الموارد البشرية (HRIS) أو نظام إحترافي ومتكامل لتنظيم كشوف المرتبات؟
- كيف يتم تعقب ساعات وأيام العمل العمل وساعات العمل الإضافي والاضافات والخصومات الأخرى واحتساب استحقاقات الموظفين الشهرية ؟
3- السياسات والإجراءات:
- هل لدى الشركة دليل سياسات وإجراءات او ما تسمى إجراءات التشغيل القياسية (SOP)؟
- إن وجدت هل هي موجودة بشكل مطبوع او إلكتروني ويسهل الوصول اليها من قبل جميع الموظفين؟
- متى تمت مراجعتها آخر مرة؟
4- التعويضات والمزايا:
- هل يوجد في الشركة نظام تعويضات ومزايا متكامل وتنافسي؟
- او على الأقل هل يوجد في الشركة هيكل رواتب وأجور رسمي؟
- كيف يتم تحديثه؟
- هل المدراء والموظفين سعداء بالهيكل الحالي؟
5- الاستقطاب والاختيار والتعيين:
- ما هي إجراءات عملية التوظيف في الشركة؟
- ما هي مصادر التوظيف أو الاستقطاب المعتمدة لإستقطاب المرشحين الجيدين؟
- ما هي الفترة المعتمدة لتنفيذ عملية التوظيف للوظيفة الشاغرة الواحدة من الألف الى الياء؟
- هل لدى الشركة أوصاف وظيفية محدثة لكل منصب وظيفي في الشركة؟
6- التوجيه والإرشاد (Onboarding):
- هل تعتمد الشركة عملية التوجيه والإرشاد للتوظيف الجديد؟
- من المسؤول عن التوجيه وتدريب الموظفين الجدد؟
7- إدارة الأداء الوظيفي:
- هل يتم إجراء مراجعات الأداء بانتظام؟
- ما هي فترات المراجعة المعتمدة (شهرية؟ ، فصلية؟ ، سنوية؟)؟
- هل لدى الشركة شكل ومعايير ثابتة لعملية مراجعة وتقييم الأداء؟
- هل المدراء والموظفين راضون عن جودة ونزاهة آليات إدارة الأداء الحالية؟
8- إدارة الملفات والبيانات:
- هل يتم حفظ ملفات الموظفين بشكل آمن؟
- هل توجد آلية رصينة وآمنة للتعامل مع جميع أنواع الملفات بمختلف أعدادها واحجامها من دومن مشاكل التلف او الفقدان؟
- هل يوجد نظام فرز وترميز خاص بالملفات؟
9- السلامة والصحة المهنية:
- هل لدى الشركة خطة سلامة معتمدة؟
- هل توفر الشركة أدوات الصحة والسلامة في جميع مرافقها؟
- هل يتم صيانتها ومتابعة صلاحيتها بإستمرار؟
- هل توجد لجنة سلامة معنية بجميع شؤون الصحة والسلامة المهنية في العمل؟
10 التدريب والتطوير:
- هل توفر الشركة برامج تدريب وتطوير للمدراء والموظفين؟
- هل تخصص الإدارة ميزانية لبرامج التدريب او هل لديها الرغبة بتخصيص ميزانية لهذا الغرض؟
- هل توجد البنية التحتية الكافية والملائمة في الشركة لإجراء عمليات التدريب داخلياً؟
هذه الموضوعات أعلاه والاسئلة المدرجة تحتها هي أمثلة على الأسئلة، تزيد او تقل حسب تقييمك وقراءتك للوضع الحالي لقسم الموارد البشرية في شركتك.
ضع خطة عمل
بعد ذلك ، يجب عليك إعداد خطة تتضمن التالي:- المشاكل ونقاط الخلل التي قمت بتشخيصها وسبب اعتقادك أنها فعلا مشاكل ينبغي حلها.
- الفجوات التي قمت بتشخيصها وسبب اعتقادك انها فعلا نقاط ضعف ينبغي إصلاحها.
- الحلول التي تقترحها لجميع هذه المشاكل والفجوات مع التبريرات المقنعة على كون حلولك ناجحة وفعالة.
- الإضافات التي تقترحها والتي ترى انها تثري قسم الموارد البشرية وتجعل منه قسم شامل ومتكامل.
نود أن ننوه هنا الى أن الخطة المقترحة أعلاه لا يجب ان تكون مجزأة بالشكل الذي ذكرناه، إذ يمكن ان تكون عبارة عن خطة تطوير متكاملة تتضمن جميع عمليات الموارد البشرية ثم في طياتها يتم الإشارة الى العمليات التي ستكون بمثابة حلول للمشاكل الحالية في الشركة وكذلك العمليات التي ستعمل على غلق الفجوات الحالية في الشركة بالإضافة الى العمليات التي ستعتبر قيمة إضافية جديدة تعزز من ثقل قسم الموارد البشرية.بعد ذلك يمكنك مشاركة خطتك مع الإدارة العليا ومناقشة الخطة معهم بجميع تفاصيلها وجزئياتها وإقناع الإدارة بكفاءة الخطة وفاعليتها للنهوض بقسم الموارد البشرية وجعله قسم متكامل يوازي في مهنيته كفاءة الشركات المنافسة او يتفوق عليها.
أيضا ننوه وبشدة على أنك عند تقديمك الخطة إلى الإدارة العليا ، يجب أن تكون مستعد وتتوقع الأسئلة التي قد يتم طرحها عليك. يجب عليك أيضًا مناقشة وتوضيح كيف ستؤثر هذه الإجراءات على المحصلة النهائية وكيف أن قسم الموارد البشرية يدعم عمليات الشركة من حيث الربح والإنتاجية والفاعلية وزيادة الأعمال ورضا الموظفين وتعزيز الموقف التنافسي.
بعد استحصالك الموافقات الرسمية للبدء بتنفيذ خطتك وحصولك على جميع الصلاحيات اللازمة، يجب عليك تصنيف إجراءات خطتك الى أولويات عالية ومتوسطة ومنخفضة، وفقًا للامتثال القانوني والفائدة التي تعود على الشركة.
بعد ذلك ، ينبغي عليك وضع جدول زمني للعمل بشأن الإجراءات ذات الأولوية القصوى التي يمكن إنجازها في الأشهر الثلاثة إلى الستة المقبلة ؛ تضمين توقعات التكلفة ، ولماذا يجب القيام بالمهام والنتائج النهائية المتوقعة؛ وأيضا وضع جدول زمني لتنفيذ الإجراءات ذات الأولويات الأدنى تباعاً.
تحديد هيكلية فريق الموارد البشرية
من الجوانب المهمة جدا لغرض بناء قسم موارد بشرية رصين، هو بناء فريق الموارد البشرية وتحديد عدد الموظفين في القسم وعناوينهم الوظيفية ومسؤولياتهم.بطبيعة الحال لا توجد هيكلية تعتبر الأفضل لفريق قسم الموارد البشرية، بالطبع هذا الموضوع يتأثر بحجم الشركة وعدد مشاريعها او فروعها وعدد موظفي كل مشروع او فرع من مشاريع او فروع الشركة، وكذلك قطاع العمل وغيرها من العوامل التي تؤثر بشكل مباشر او غير مباشر على عدد الموظفين اللازم في قسم الموارد البشرية.
لذلك عليك بصفتك مدير الموارد البشرية وبالتشاور مع الإدارة التنفيذية تحديد عدد الموظفين اللازم توظيفهم في قسم الموارد البشرية والعنوان الوظيفي لكل موظف ومسؤوليات كل واحد منهم والعمليات التي سيغطيها.
