موقف واقعي يبين لك اهمية توثيق طلبات الاجازة وخطورة اهمال هذا الاجراء
غالبا يُعاب على قسم الموارد البشرية انه يصر على توثيق طلبات الاجازة، بمعنى آخر عند طلب الموظف إجازة إعتيادية او حتى زمنية بشكل شفهي فإن قسم الموارد البشرية يصرون على ان يكون طلبه رسمي بملء وتقديم نموذج الاجازة سواء كان ورقي او الكتروني وإستحصال الموافقات لغرض السماح له بالاستفادة من الاجازة.
واقعا هذا ليس صرامة او شدة بالإجراءات كما يحلو للبعض ان يسميه، وانما لإخلاء الشركة بشكل عام وقسم الموارد البشرية بشكل خاص من أي مسؤولية تجاه ما يحصل للموظف اثناء فترة تمتعه بالإجازة.
ذات مرة كنت أعمل في منظمة معينة في قسم الموارد البشرية، و جاءت لي موظفة تطلب إجازة زمنية من ضمن استحقاقها وقالت ان حاجتها للخروج هي لان احد افراد عائلتها حالته الصحية حرجة وتحتاج ان تكون بجانبه، فطلبت منها تقديم طلب الاجازة بشكل رسمي واستحصال موافقة مديرتها وتقديمها لنا كقسم موارد بشرية، وبالفعل قامت بتقديم الاجازة حسب الإجراءات المتبعة.
بعد إكمال الإجراءات وانصراف الموظفة من مكان العمل بأكثر من ساعة، اتصلت اخت الموظفة التي انصرفت على احدى الموظفات في المنظمة وتسألها عن اختها وتقول لها "نحن نتصل على اختي ولا ترد علينا فأين هي؟" فقالت لها الموظفة "ان اختك قالت ان احد افراد عائلتكم بحالة صحية حرجة فطلبت إجازة وخرجت"، فقامت اختها تتهجم على الموظفة وتهدد المنظمة، وبعدها اتصل والد الموظفة نفسها يتهم المنظمة بإيذاء بنته ويحملها مسؤولية اختفائها وصار يهدد أيضا.
نحن كقسم موارد بشرية كان موقفنا سليم وآمن تماما بوجود طلب إجازة مقدم من قبل الموظفة بشكل رسمي وموافقة المسؤولين المعنيين على انصرافها وبالتالي انصرافها كان واضح انه برغبتها وبقرارها.
قد تكون مثل هذي الحادثة نادر حصولها لكن عندما تحصل قد تسبب مشاكل كبيرة، بينما يمكن تجنبها من الأساس بالتوثيق، وكذا الحال مع الاجازة الاعتيادية.
