الدليل الشامل لتقييم الأداء الوظيفي، أنواع تقييم الأداء وأفضل الطرق لتقييم أداء الموظفين
ما هو تقييم الأداء الوظيفي؟
تقييم الأداء هو التقييم الدوري للأداء الوظيفي للموظف حيث يتم قياسه من خلال توقعات الكفاءة التي تحددها الشركة.غالبًا ما يتضمن تقييم الأداء كلاً من الكفاءات الأساسية التي تتطلبها الشركة وكذلك الكفاءات الخاصة بوظيفة الموظف.
الذي يقوم بتقييم الأداء هو غالبًا المشرف أو المدير، إذ يزود الموظف بتعليقات
وتعليمات بناءة وقابلة للتنفيذ بناءً على التقييم، وهذا بدوره يوفر للموظف
التوجيه اللازم لتحسين وظيفته وتطويرها.
كما يعد تقييم ومراجعة الأداء أيضًا فرصة للشركة للتعرف على إنجازات موظفيها وإمكانياتهم المستقبلية.
إن التصور السلبي المأخوذ عن عملية تقييم الأداء يرتبط غالبًا بالشعور بالتعرض للظلم او الغبن او التحيز من قبل المدير أثناء تقيم الأداء.
نظرًا لأن تقييم الأداء يهدف إلى تقديم نتائج وملاحظات بناءة ، فمن الأهمية بمكان استخدام اللغة والسلوك المناسبين في العملية، ويأتي هنا دور إدارة الموارد البشرية، فهو القسم المعني بتقديم الدعم للمديرين والمشرفين وتدريبهم على التعامل بمهنية واحتراف مع عملية التقييم.
استنتاجات :
استنتاجات :
استنتاجات :
يتعامل هذا المثال مع موظف يبدو أنه يعاني من ضعف في الأداء، والقائم بعملية تقييم الأداء لديه الكثير من نقاط الضعف والمؤشرات السلبية عليه ان يشير لها ليعمل الموظف على إصلاحها، وهو نجح في ذلك باستخدام لغة وأسلوب وأمثلة مناسبة.
استنتاجات :
يبدو هذا المثال كتقييم مثالي لأداء مثالي، لكنه في الواقع مثال على التقييم غير المناسب ، المتحيز وغير الموضوعي:
غالبًا ما يتم إجراء مراجعة الأداء سنويًا او بشكل فصلي، لكن بعض الشركات تقوم بذلك حتى بشكل شهري (تقييم الأداء شهري).
الجيد في هذه الطريقة: هو أنها تساعد الموظفين على الاستعداد والتحضر لتقييم أدائهم الخاص وكذلك تخلق المزيد من الحوار في مقابلة الأداء الرسمية.
السيء في هذه الطريقة: هو أن العملية ذاتية ، وقد يواجه الموظفون صعوبة في تقييم أنفسهم بدرجة عالية جدًا أو منخفضة جدًا.
الجيد في هذه الطريقة: هو بساطة التنسيق وتركيزه على المهام والسلوكيات المتعلقة بالعمل الفعلي (أي عدم التعميم).
السيء في هذه الطريقة: هو أنه لا يوجد تحليل مفصل أو تفاصيل دقيقة حول كيفية أداء الموظف بالفعل ، كما أنه لا يناقش الأهداف.
الجيد في هذه الطريقة: هو أنها توفر صورة أكبر عن أداء الموظف.
السيء في هذه الطريقة: هو أنها تؤدي للمخاطرة بأخذ تعميمات واسعة من مصادر خارجية قد لا يعرف الكثيرون منهم كيفية تقديم تعليقات بناءة ومهنية.
يتم ترجيح كل مجموعة من المعايير بحيث يمكن حساب الدرجة المقاسة في نهاية التقييم.
الجيد في هذه الطريقة: هو أن الطريقة يمكن أن تأخذ في الاعتبار مجموعة متنوعة من المعايير ، من مهام وظيفية محددة إلى السمات السلوكية.
يمكن أيضًا أن تكون النتائج متوازنة بفضل نظام الترجيح. هذا يعني أنه إذا لم يكن الموظف قوياً في جانب محدد بشكل خاص ، فلن يؤثر ذلك سلبًا على النتيجة الإجمالية.
السيء في هذه الطريقة: يكمن العيب في هذه الطريقة في سوء الفهم المحتمل لما هو نتيجة جيدة وما هي النتيجة السيئة ؛ وعليه ينبغي على المدراء أن يكونوا واضحين في شرح نظام التقييم.
إنه يقوم على أساس واحد وهو اتفاق الموظف والمدير على مجموعة من أهداف الأداء التي يمكن تحقيقها والتي سيسعى الموظف لتحقيقها خلال فترة زمنية معينة وهي الفترة التي يغطيها التقييم.
بين كل فترة تقييم والفترة التي تليها يتم مراجعة الأهداف وكيفية تحقيقها ، وقد يتم وضع أهداف جديدة.
الجيد في هذه الطريقة: هو أنها تخلق حوارًا بين الموظف ومديره وتمكن الموظف من رصد أداؤه الشخصي وبالتالي تحسين أداؤه وتطوير وظيفته.
السيء في هذه الطريقة: هو أنها تخاطر بالتغاضي عن كفاءات الأداء التنظيمي التي يجب أخذها في الاعتبار.
كما يعد تقييم ومراجعة الأداء أيضًا فرصة للشركة للتعرف على إنجازات موظفيها وإمكانياتهم المستقبلية.
ما الهدف من تقييم الأداء الوظيفي؟
ان الغرض من تقييم الأداء يكون ذو شقين، فهو يساعد الشركة على تحديد القيمة والإنتاجية التي يساهم بها الموظفون، كما أنه يساعد الموظفين على تحسين وظائفهم وتطوير مهاراتهم الخاصة، وبشيء من التفصيل يمكننا قول التالي:أهمية تقييم الأداء للشركة:
يمكن أن تحدث تقييمات الموظفين فرقًا في أداء وانتاجية الشركة، فهي توفر نظرة ثاقبة حول كيفية مساهمة واندماج الموظفين وتمكين الشركة من:- تحديد أين يمكن للإدارة ان تحسن من ظروف العمل من أجل زيادة الإنتاجية وجودة العمل.
- معالجة المشكلات السلوكية قبل أن تؤثر على الإنتاجية بشكل عام.
- تشجيع الموظفين على المساهمة بشكل أكبر من خلال التعرف على مواهبهم ومهاراتهم
- دعم الموظفين في تطوير مهاراتهم الوظيفية
- تحسين عملية اتخاذ القرار الاستراتيجي في المواقف التي تتطلب تسريح العمال أو تخطيط التعاقب (الإحلال الوظيفي) أو شغل الوظائف المفتوحة داخليًا
أهمية تقييم الأداء للموظف:
تهدف تقييمات الأداء إلى توفير نتيجة إيجابية للموظفين، كما يمكن أن تساعد الأفكار المكتسبة من تقييم ومناقشة أداء الموظف على:- رصد ومتابعة الإنجازات والمساهمات التي يقدمها الموظف والاعتراف بها.
- التعرف على فرص الترقية أو المكافأة المتاحة.
- تحديد ودعم الحاجة إلى تدريب أو تعليم إضافي لمواصلة التطوير الوظيفي.
- تحديد المجالات المحددة التي يمكن تحسين المهارات فيها.
- تحفيز الموظف ومساعدته على الشعور بالمشاركة والاستثمار في تطويره الوظيفي.
- مناقشة أهداف الموظف طويلة المدى.
كيفية تنظيم عملية تقييم الأداء
تتطلب عملية تقييم الأداء مهارة وتدريبًا من جانب المدير او المشرف على كيفية تنفيذ واجراء عملية التقييم بشكل مهني وفعال.إن التصور السلبي المأخوذ عن عملية تقييم الأداء يرتبط غالبًا بالشعور بالتعرض للظلم او الغبن او التحيز من قبل المدير أثناء تقيم الأداء.
نظرًا لأن تقييم الأداء يهدف إلى تقديم نتائج وملاحظات بناءة ، فمن الأهمية بمكان استخدام اللغة والسلوك المناسبين في العملية، ويأتي هنا دور إدارة الموارد البشرية، فهو القسم المعني بتقديم الدعم للمديرين والمشرفين وتدريبهم على التعامل بمهنية واحتراف مع عملية التقييم.
خطوات تقييم الأداء:
- عادة ما يتم تنظيم وإدارة عملية تقييم الأداء من قبل الموارد البشرية ، والتي بدورها تساعد المدراء والمشرفين في إجراء التقييمات الفردية داخل إداراتهم.
- وضع طريقة للتقييم.
- صياغة الكفاءات المطلوبة وتوقعات الوظيفة لكل موظف.
- إجراء التقييمات الفردية على أداء الموظف.
- جدولة مقابلة فردية بين المدير والموظف لمناقشة المراجعة.
- مناقشة الأهداف المستقبلية بين الموظف والمدير.
- أرشفة نسخة موقّعة من مراجعة الأداء.
- يتم استخدام معلومات التقييم من قبل الموارد البشرية للأغراض التنظيمية المناسبة ، مثل إعداد التقارير أو الترقيات أو المكافآت أو تخطيط التعاقب (الإحلال الوظيفي) .
نماذج تقييم أداء الموظفين
دعنا نلقي نظرة على مثال لمدير يتحدث إلى موظف أثناء تقييم الأداء، فيما يلي ثلاثة حالات من نفس المثال، لاحظ وقارن الاختلاف في اللغة والسلوك وكيف يمكن أن يؤثر على النتيجة النهائية:1. مثال لتقييم إيجابي ومناسب
"يمكننا بدء المراجعة والتقييم من خلال النظر في كيفية تنفيذ كل مهامك خلال هذا الشهر، هل هذا يبدو جيدا؟
أولاً ، كل المهام التي انجزتها خلال هذا الشهر لم تتجاوز الموعد النهائي المخطط لها، كما أرى أن بعض المهام تم إنجازها بشكل مبكرًا، ما اريد ان أقوله ان جميع المهام تم تنفيذها بنجاح.
أحسنت. لقد نجحت وفقا للمعايير المحددة من قبل ادارتنا في الشركة في اثراء منصبك وأداء المهام الموكلة اليك بفاعلية وكفاءة.
دعنا نلقي نظرة على بعض المجالات التي قد تتمكن فيها من تطوير مهاراتك في إدارة وتنفيذ مهامك بشكل أفضل.
أعرب بعض موظفي اقسام A و B و C والذين يحتاجون لخدماتك وتعاونك لإتمام أعمالهم عن عدم الاستجابة لهم من قبلك وفقا للمخطط الزمني المتفق عليه لإتمام العمليات المشتركة مما سبب لهم ارباك في سير عملياتهم وتأخير في إيصال بعض الخدمات للزبائن.
عندما حاولوا التعبير لك عن ذلك، شعروا أن هناك اهمال متعمد تجاههم، هل هناك أي شيء يمكن القيام به لدعم أعضاء هذه الأقسام وتقديم الخدمة لهم بسرعة أكبر؟"
استنتاجات :
- يبدأ التقييم بإشراك الموظف وجعله يشعر بأنه جزء مهم من العملية.
- يركز المدير القائم بعملية التقييم على النتائج القابلة للقياس ، مثل كل مشروع فردي ، بدلاً من التعميمات الواسعة التي لا أساس لها.
- الإيجابيات هي محور التقييم.
- يتم تقديم مجالات التحسين بشكل بناء ومحايد من خلال الإشارة إلى أحداث محددة في مهام الموظف اليومية.
- يُمنح الموظف فرصة لحل المشكلة والمساهمة في تطوير إحساسه الذاتي.
- يتم تقديم حلول بناءة بحيث يكون لدى الموظف فكرة واضحة عما يمكنه القيام به بشكل أفضل في المرة القادمة.
2. مثال تقييم سلبي غير مناسب"
دعنا نتحدث عن بعض المشاكل.
لم تكن أبدًا استباقياً عندما تعلق الأمر ببدء المشروع الجديد، لقد تركت الأمور تسوء وحاولت التدخل لحلها بعد فوات الأوان وبعد ان تزايدت شكاوى.
لقد سمعت أن موقفك كان سلبي وضعيف خلال اجتماعات المشروع.
يبدو أن لديك مشاكلك الخاصة في المنزل الآن، لكن غير مسموح لك ترك تؤثر على عملك ".
استنتاجات :
- هذا المثال شديد اللهجة، لكنه يوضح معظم الأخطاء التي يمكن أن تحدث في عملية مراجعة وتقييم الأداء.
- بدء التقييم بنبرة سلبية، ولقد لاحظنا كيف أن البدء بالإيجابيات يمكن أن يؤثر على جو ومسار التقييم ويدفع الموظفين على تقبل التعليقات الناقدة.
- تحدث القائم بعملية التقييم بلغة سلبية واتهامية و بنى التقييم على الافتراض بدلاً من الحقائق القابلة للقياس، في حين يجب أن يعتمد التقييم على الحقائق القابلة للرصد والقياس.
- أضفى القائم بعملية التقييم الطابع الشخصي على العملية؛ في حين يجب أن تظل مراجعة الأداء مركزة على مساهمات الموظف في الوظيفة ولا تتعلق أبدًا بالموظف كشخص.
- عبارات مثل " أنت دائمًا ... " هي تعميمات حول كل أداء الموظف ؛ في حين يجب أن يكون تقييم الأداء حول مساهمات محددة في مهام وظيفية محددة.
3. مثال تقييم مناسب لذوي الأداء الضعيف
"أريد أن أتحدث إليك اليوم عن أدائك خلال الشهر الفائت.
بالنظر إلى جداول المشروع المكتملة وتقارير العمل الواردة هنا ، أرى أن جميع المشاريع الخمسة التي تديرها قد بدأت متأخرة بالفعل.
قام بعض أعضاء فريقك بالإبلاغ عن وجود مشاكل في الحصول على الموارد والمعلومات التي يحتاجونها لبدء مهامهم وإكمالها. تم تسليم كل مشروع بعد أسبوع أو أكثر من الموعد المخطط له وتخطى بالفعل الميزانية المرصودة له.
انتهى المشروع A بمقدار 7000 دولار، ,انتهى المشروع B بمبلغ 9000 دولار على سبيل المثال، ولم يتم التصريح بهذه الزيادات في الميزانية.
أعتقد أن لدينا حقًا القدرة على تغيير هذا الأمر وأريد حقًا أن أراك تنجح في عملك.
تتطلب منك وظيفتك كمدير للمشروع بدء المشاريع في الوقت المحدد ، والتأكد من أن أعضاء فريقك لديهم الموارد التي يحتاجون إليها ، ومن الأهمية بمكان مناقشة أي مشكلات أو تأخير في الميزانية معي.
بالنسبة للمشاريع القادمة هذا الشهر ، أود منك صياغة خطة مشروع قبل أسبوع واحد من بدء أي مشروع. يمكننا تجاوز هذه المشكلة معًا ومعرفة مكان وجود الفجوات.
هل لديك أي اقتراحات حول كيفية تحسين الالتزام بالمواعيد لمشاريعك أو فعالية كيفية إدارتها؟ "
استنتاجات :
يتعامل هذا المثال مع موظف يبدو أنه يعاني من ضعف في الأداء، والقائم بعملية تقييم الأداء لديه الكثير من نقاط الضعف والمؤشرات السلبية عليه ان يشير لها ليعمل الموظف على إصلاحها، وهو نجح في ذلك باستخدام لغة وأسلوب وأمثلة مناسبة.
- لا تستخدم في مناقشة او مراجعة الأداء مع موظفك لغة أو نبرة اتهام ولا تركز على الموظف بشكل شخصي، فهذا مهم بشكل خاص في بداية تقييم الأداء عند بدء جلسة المراجعة، فكونك اتهاميًا يمكن أن يجعل الموظف يشعر بعدم الارتياح أو الانزعاج أو حتى اضطراره لاتخاذ وضعية الدفاع ، وأيضا يخلق جو مشحون خلال جلسة المراجعة، يجب أن تظل تعليقاتك وتوجيهاتك مركزة على عمل الموظف.
- التعليقات كانت بناءة ومحددة، أستخدم القائم بعملية تقييم الأداء أمثلة محددة مع الأدلة لشرح الأداء الضعيف ولم يقدم تعليقات عامة لا أساس لها، فالإدلاء بتعليقات عامة وواسعة مثل "مشروعاتك بها الكثير من المشاكل ودائمًا ما تتأخر" تعتبر غير عادلة حيث لا يمكن إثباتها. كما أن هذه الأسلوب يخلق العداء ولا يساعد الموظف على حل المشكلة.
- قَدَّمَ القائم بعملية تقييم الأداء تعليقًا إيجابيًا حول كيفية تحسين الوضع وأيضًا حلًا محددًا لتحسين الأداء. الهدف من مراجعة الأداء هو تحفيز الموظف ومساعدته ، وليس توبيخه وإحباطه.
- سأل القائم بعملية تقييم الأداء عن خيارات واقتراحات الموظف حول كيفية حل المشكلة. هذا يمكّن الموظف من أن يصبح أكثر انخراطاً ورغبةً في تطوير مهاراته، وبالتالي انهى المدير (القائم بعملية تقييم الأداء) جلسة المراجعة السلبية بملاحظة إيجابية.
4. مثال تقييم متحيز او غير موضوعي
"ليس لدينا الكثير لنتحدث عنه اليوم لأن كل شيء يبدو على ما يرام.
أرى انك تنجز مشاريعك دائمًا في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية المقررة. أنا متأكد من أنك تتخذ القرارات الصحيحة مع فريقك لتحقيق كل ذلك، استمر في العمل على نفس النحو."
استنتاجات :
يبدو هذا المثال كتقييم مثالي لأداء مثالي، لكنه في الواقع مثال على التقييم غير المناسب ، المتحيز وغير الموضوعي:
- لا توجد أي تعليقات أو تفاصيل تتعلق بالعمل الفعلي للموظف ، وبدلاً من ذلك تم تقديم تعليقات غامضة ومضخمة حول كل شيء رائع. يجب أن تشير التعليقات إلى أحداث معينة.
- تم تجاهل ذكر المشاكل التي يواجهها الفريق، تحتاج مراجعة الأداء إلى مناقشة مشاكل الأداء وإيجاد الحلول لها قبل أن تكبر وتتزايد ويصبح من الصعب السيطرة عليها.
- قارن القائم بعملية تقييم الأداء الموظف بنفسه، ويمكن الإشارة إلى هذا على أنه "تأثير الهالة"، حيث ينظر القائم بعملية تقييم الأداء لجانب واحد من جوانب أداء الموظف مع تجاهل او غض الطرف عن بقية الجوانب مما يجعل تقييمه غير دقيق وغير مهني.
- لا يوجد أحد كامل؛ لذلك يجب أن يقدم كل تقييم شكلاً من أشكال التحسين التي يمكن للموظف العمل من أجلها ، سواء كان ذلك في صقل مهارة أو تعلم مهارة جديدة.
طرق تقييم أداء الموارد البشرية
هناك العديد من الطرق التي يمكن للشركة من خلالها إجراء تقييم الأداء، بالإضافة إلى ذلك ، قد يكون لكل شركة فلسفتها الخاصة التي تؤثر على طريقة تصميم وتنفيذ تقييم الأداء.غالبًا ما يتم إجراء مراجعة الأداء سنويًا او بشكل فصلي، لكن بعض الشركات تقوم بذلك حتى بشكل شهري (تقييم الأداء شهري).
خمسة طرق لتقييم الأداء للموظفين
هناك بعض طرق التقييم الشائعة والحديثة التي تعتمدها وتفضلها الشركات، نذكر منها خمسة وهي كالتالي:1. التقييم الذاتي
في طريقة التقييم الذاتي، يقوم الموظفون أولاً بإجراء تقييم لأدائهم بأنفسهم مقابل قائمة محددة من المعايير.الجيد في هذه الطريقة: هو أنها تساعد الموظفين على الاستعداد والتحضر لتقييم أدائهم الخاص وكذلك تخلق المزيد من الحوار في مقابلة الأداء الرسمية.
السيء في هذه الطريقة: هو أن العملية ذاتية ، وقد يواجه الموظفون صعوبة في تقييم أنفسهم بدرجة عالية جدًا أو منخفضة جدًا.
2. قائمة التقييم السلوكي
في هذه الطريقة يتم توفير قائمة مرجعية بنعم أو لا مقابل سلسلة من الصفات. إذا رأى المشرف او المدير القائم بعملية التقييم أن الموظف يمتلك هذه الصفة او المهارة او المؤهل، يتم وضع علامة "نعم"، وإذا رأى أن الموظف لا يتمتع بهذه الصفة او المهارة، فسيتم وضع لا، وإذا لم يكن متأكد، يمكنه ترك مكان التأشير فارغًا.الجيد في هذه الطريقة: هو بساطة التنسيق وتركيزه على المهام والسلوكيات المتعلقة بالعمل الفعلي (أي عدم التعميم).
السيء في هذه الطريقة: هو أنه لا يوجد تحليل مفصل أو تفاصيل دقيقة حول كيفية أداء الموظف بالفعل ، كما أنه لا يناقش الأهداف.
3. تقييم أداء الموظفين باستخدام طريقة 360 درجة
لا يشمل هذا النوع من طرق تقييم الأداء فقط التعليقات المباشرة من المدير والموظف نفسه، وإنما أيضًا من أعضاء الفريق والزملاء ومصادر أخرى. يشمل التقييم أيضًا القدرات الشخصية والقيادية.الجيد في هذه الطريقة: هو أنها توفر صورة أكبر عن أداء الموظف.
السيء في هذه الطريقة: هو أنها تؤدي للمخاطرة بأخذ تعميمات واسعة من مصادر خارجية قد لا يعرف الكثيرون منهم كيفية تقديم تعليقات بناءة ومهنية.
4. سُلَّم التقييم (مقياس التقييم)
مقياس أو سُلَّم التقييم هو طريقة شائعة الاستخدام من طرق التقييم، يستخدم فيها مجموعة من المعايير المحددة مسبقًا والتي يستخدمها المدير لتقييم الموظف وفقًا لها.يتم ترجيح كل مجموعة من المعايير بحيث يمكن حساب الدرجة المقاسة في نهاية التقييم.
الجيد في هذه الطريقة: هو أن الطريقة يمكن أن تأخذ في الاعتبار مجموعة متنوعة من المعايير ، من مهام وظيفية محددة إلى السمات السلوكية.
يمكن أيضًا أن تكون النتائج متوازنة بفضل نظام الترجيح. هذا يعني أنه إذا لم يكن الموظف قوياً في جانب محدد بشكل خاص ، فلن يؤثر ذلك سلبًا على النتيجة الإجمالية.
السيء في هذه الطريقة: يكمن العيب في هذه الطريقة في سوء الفهم المحتمل لما هو نتيجة جيدة وما هي النتيجة السيئة ؛ وعليه ينبغي على المدراء أن يكونوا واضحين في شرح نظام التقييم.
5. الإدارة بالأهداف
هذا النوع من التقييم هو طريقة جديدة لكنها شاع استخدامها في السنوات الأخيرة.إنه يقوم على أساس واحد وهو اتفاق الموظف والمدير على مجموعة من أهداف الأداء التي يمكن تحقيقها والتي سيسعى الموظف لتحقيقها خلال فترة زمنية معينة وهي الفترة التي يغطيها التقييم.
بين كل فترة تقييم والفترة التي تليها يتم مراجعة الأهداف وكيفية تحقيقها ، وقد يتم وضع أهداف جديدة.
الجيد في هذه الطريقة: هو أنها تخلق حوارًا بين الموظف ومديره وتمكن الموظف من رصد أداؤه الشخصي وبالتالي تحسين أداؤه وتطوير وظيفته.
السيء في هذه الطريقة: هو أنها تخاطر بالتغاضي عن كفاءات الأداء التنظيمي التي يجب أخذها في الاعتبار.
