الدليل الشامل لإنشاء وتأسيس وتطوير قسم الموارد البشرية في الشركة من A الى Z
تخطيط الموارد البشرية
سواء كنت تخطط لبناء قسم الموارد البشرية من الصفر في شركة جديدة او كنت تعمل في شركة حالية وترغب بوضع خطة شاملة للقسم او حتى لو تم توظيفك حديثا في شركة معينة وترغب بإحداث تغيير شامل واحترافي لقسم الموارد البشرية، فإن هذا المقال سوف يعطيك نظرة عامة واحاطة تامة بكل ما عليك اخذه في الاعتبار عند انشائك لقسم موارد بشرية جديد او تطويرك لقسم موارد بشرية حالي.
تم إعداد هذا المقال للإستخدام من قبل أصحاب الأعمال او المشاريع الصغيرة أو مستشاري الموارد البشرية أو مختصي الموارد البشرية أو غيرهم من المهنيين الذين يواجهون مهمة إنشاء قسم موارد بشرية من الألف إلى الياء.
تم إعداد هذا المقال للإستخدام من قبل أصحاب الأعمال او المشاريع الصغيرة أو مستشاري الموارد البشرية أو مختصي الموارد البشرية أو غيرهم من المهنيين الذين يواجهون مهمة إنشاء قسم موارد بشرية من الألف إلى الياء.
نظرة عامة
تختلف آلية العمل التي ينبغي ان تتبناها الشركة عند إنشاء قسم الموارد البشرية بناءً على ما إذا كانت الشركة جديدة تمامًا أو إذا كانت الشركة قد تم تأسيسها بالفعل وتمارس اعمالها منذ مدة وتقوم الآن بإضافة قسم الموارد البشرية ، حيث تتأثر عملية تخطيط الموارد البشرية بالعديد من العوامل مثل الحجم الحالي للشركة وعدد موظفيها وعدد مشاريعها وفروعها المحلية والخارجية والنمو المتوقع للشركة، حجم الدعم والبنية التحتية الموجودة بالفعل ، مجال عمل الشركة ، الرؤية التنظيمية وغيرها الكثير من العوامل ذات التأثير المباشر وغير المباشر على عملية تخطيط الموارد البشرية واللازم اخذها في الاعتبار عند اجراء عملية التخطيط.
تجدر الإشارة هنا الى انه توجد اختلافات بين عملية تخطيط الموارد البشرية لشركة حالية و تخطيط الموارد البشرية من الإساس لشركة جديدة، سوف نتعرض في هذا المقال للجانب الاوسع والاشمل وهو التخطيط من الصفر في شركة جديدة كليا ، ثم سنتطرق لاحقا في نهاية هذا المقال الى موضوعة تخطيط الموارد البشرية في شركة حالية قائمة فعلياً.
من الشائع في العديد من الشركات الصغيرة في بداية تأسيسها، ان المالك او المدير التنفيذي هو من يتولى قضايا الموارد البشرية الأساسية كالتوظيف وتصميم هيكل الرواتب وادارته على سبيل المثال، وهذا قد يكون يسيرا في بداية الامر مع وجود عدد محدود من العمليات وعدد قليل من الموظفين.
تجدر الإشارة هنا الى انه توجد اختلافات بين عملية تخطيط الموارد البشرية لشركة حالية و تخطيط الموارد البشرية من الإساس لشركة جديدة، سوف نتعرض في هذا المقال للجانب الاوسع والاشمل وهو التخطيط من الصفر في شركة جديدة كليا ، ثم سنتطرق لاحقا في نهاية هذا المقال الى موضوعة تخطيط الموارد البشرية في شركة حالية قائمة فعلياً.
من الشائع في العديد من الشركات الصغيرة في بداية تأسيسها، ان المالك او المدير التنفيذي هو من يتولى قضايا الموارد البشرية الأساسية كالتوظيف وتصميم هيكل الرواتب وادارته على سبيل المثال، وهذا قد يكون يسيرا في بداية الامر مع وجود عدد محدود من العمليات وعدد قليل من الموظفين.
لكن مع نمو الشركة وتعدد عملياتها وتزايد اعداد موظفيها يكون من الصعب على مالك الشركة او مديرها التنفيذي متابعة وتنفيذ عمليات قسم الموارد البشرية لوحده وذلك لتشعب وتداخل العمليات ونشوء مشاكل وتعقيدات تستلزم توظيف مختصي موارد بشرية محترفين لإدارتها والتعامل معها بمهنية تامة.
نقدم في هذا المقال نظرة عامة على العمليات والشؤون التي يجب على صاحب العمل او مدير الموارد البشرية مراعاتها عند إنشاء قسم الموارد البشرية ، وسيتم تقسم المقال الى شطرين كل شطر يتناول حالة معينة ، الحالة الأولى هي عندما ترغب بتأسيس قسم الموارد البشرية في شركة جديدة من الصفر ، بمعنى يتم توظيفك في شركة تم تأسيسها للتو وتم تكليفك بوضع خطة موارد بشرية شاملة.
الحالة الثانية هي في حال تأسيس او انشاء قسم الموارد البشرية في شرة قائمة فعليا وتمارس اعمالها لكن لا تملك قسم موارد بشرية منظم ومتكامل ويتم توظيفك وتكليفك بأنشاء قسم موارد بشرية متطور ومتكامل.
الحالة الأولى
تأسيس قسم الموارد البشرية من الصفر (في شركة جديدة او شركة تحت التأسيس)
الحالة الثانية
تأسيس قسم الموارد البشرية في شركة قائمة فعلياً (شركة حالية)
-------------------------
تأسيس قسم الموارد البشرية من الصفر (في شركة جديدة او شركة تحت التأسيس)
1- اعداد دليل إجراءات التشغيل القياسية (SOP)
تحدد عمليات قسم الموارد البشرية كيفية إدارة الموارد البشرية في الشركة من التوظيف إلى الاستقالة او الفصل.
تؤثر كيفية إدارة عمليات إدارة الموارد البشرية على توافر القوى العاملة (الإستقطاب، التوظيف، تخطيط التعاقب، والترقيات والنقل) ، والتدريب والتطوير ، ودفع الأجور والرواتب ، وإدارة أداء الموظفين ، وتحفيز الموظفين ومعنوياتهم ، وما إلى ذلك.
إذا كانت العمليات أعلاه في قسم إدارة الموارد البشرية غير فعالة ، فهذا مشر ضعف وقصور في إدارة الموارد البشرية بشكل عام أفضل وسيؤثر ذلك على الشركة بأكملها.
على سبيل المثال ، قد تؤدي عملية التوظيف التي يتم تنفيذها بشكل غير صحيح إلى تعيين مرشحين غير أكفاء، وسيؤثر هذا بشكل أكبر على عمل الأقسام الأخرى حيث سيتم تعيين هؤلاء المرشحين فيها.
يمكن تجنب ذلك إذا كانت هناك عملية توظيف سليمة من خلال إجراءات مخطط لها بعناية وبإحترافية. وبالمثل ، بالنسبة لعمليات الموارد البشرية الأخرى المختلفة ، يمكن تحديد تلك العمليات باستخدام إجراءات التشغيل المعيارية.
يمكن أن تلعب إجراءات التشغيل المعيارية أو القياسية دورًا إيجابيًا في تحديد وتبسيط وتخطيط عمليات الموارد البشرية وعمليات الشركة ككل. في بعض الأحيان ، تفضل الشركات الكبيرة أيضًا الاستعانة بخدمات كبار مستشاري الموارد البشرية لتصميم إجراءات التشغيل القياسية ودليل الموارد البشرية لهم.
بشكل عام فان إجراءات التشغيل القياسية للموارد البشرية تتضمن سياسات وإجراءات الموارد البشرية الخاصة بكل عملية من عمليات القسم كالتوظيف وإدارة الأداء والمزايا والتعويضات والتدريب والتوظيف وغيرها.
2- بناء فريق الموارد البشرية
إن توظيف شخص متخصص في الموارد البشرية مؤهل ومحترف وصاحب خبرة عملية في المجال هو ليس بالمهمة السهلة لشركة جديدة او ناشئة ، لذلك قد يلجأ بعض أصحاب الشركات إلى الاستعانة بجهات خارجية مثل التعاقد مع استشاري موارد بشرية مستقل أو شركة خدمات موارد بشرية خارجية لتقديم خدمات معينة كالتوظيف او التدريب مثلا والتي تعتبر من مهام قسم الموارد البشرية.أيضا في بعض الشركات الصغيرة يتم انشاء قسم موارد بشرية وغالبًا ما يتكون من موظف واحد، توكل اليه المهام الأساسية والبسيطة، وهذا بطبيعة الحال قد يكون فعالاً لكنه لا يعطي جدواه في حال نمو الشركة وتزايد اعداد الموظفين مما يتطلب توفر مختصي موارد بشرية يدركون تماما ما هي وظائف وعمليات الموارد البشرية الاحترافية.
على أيةِ حال، فإن قررت بصفتك مالك الشركة او المدير التنفيذي وصاحب القرار الإداري في الشركة، توظيف مختص موارد بشرية محترف وكفوء فعليك اخذ المعايير التالية في نظر الاعتبار عند المقارنة والمفاضلة بين المرشحين:
- عدد سنوات خبرة المرشح في مجال الموارد البشرية وحجم ومستوى المسؤوليات التي تولاها خلال سنوات الخبرة تلك.
- خبرة المرشح في مجال الموارد البشرية هل هي مع شركات ناشئة صغيرة او مع شركات كبرى او انها بنفس حجم ومستوى شركتك، وهل هي مع شركات في نفس مجال عمل شركتك او في مجال و قطاع اخر مختلف.
- مستوى التعليم او التحصيل الدراسي والشهادات المتعلقة بالموارد البشرية.
- معرفة قوانين العمل وقضايا الامتثال الأخرى.
- القدرة على إجراء البحوث ، والوصول إلى الموارد ، وتحديد أولويات المشاريع المتعددة والتوفيق بينها ، والتكيف مع الاحتياجات المتغيرة بسرعة ، والتواصل مباشرة مع الإدارة العليا.
- المهارات الإدارية والقيادية والمهنية اللازمة لأداء الوظيفة على اكمل وجه بما يتماشى مع ثقافة وبيئة عمل الشركة الداخلية والخارجية.
تجدر الإشارة هنا الى أنه أثناء تطوير قسم الموارد البشرية (بما في ذلك تطوير نماذج وادلة العمل والسياسات والإجراءات وممارسات الموارد البشرية) يمكن أن يساعد التشاور مع محامٍ على دراية بقوانين العمل المحلية ذات الصلة في تجنب الأخطاء. يساعد إنشاء هذه العلاقة مبكرًا واستخدام المستشار القانوني مقدمًا في تقليل احتمالية رفع دعاوى قضائية مع نمو الشركة وتزايد اعداد موظفيها.
3- التحليل الوظيفي والوصف الوظيفي
التحليل الوظيفي
هو عملية دراسة كل وظيفة من الوظائف المتاحة في الشركة لتحديد الأنشطة والمسؤوليات التي تتضمنها ، وأهميتها النسبية للوظائف الأخرى ، والمؤهلات اللازمة لأداء كل وظيفة والظروف التي يتم بموجبها أداء العمل.
أحد المفاهيم المهمة في التحليل الوظيفي هو أنه يتم تقييم الوظيفة ، وليس الشخص الذي يقوم بالوظيفة، على الرغم من أن الموارد البشرية قد تجمع بعض بيانات التحليل الوظيفي من شاغلي الوظائف.
غالبًا ما يتم الخلط بين تحليل الوظيفة وتقييم الوظيفة ، لكن النشاطين مختلفان تمامًا. تقييم الوظيفة هو عملية مقارنة وظيفة بوظائف أخرى داخل المنظمة لتحديد معدل الأجر المناسب ولا يتم تناوله في عملية التحليل الوظيفي.
أمثلة على العمليات التي تستخدم فيها إدارة الموارد البشرية بيانات التحليل الوظيفي:
أحد المفاهيم المهمة في التحليل الوظيفي هو أنه يتم تقييم الوظيفة ، وليس الشخص الذي يقوم بالوظيفة، على الرغم من أن الموارد البشرية قد تجمع بعض بيانات التحليل الوظيفي من شاغلي الوظائف.
غالبًا ما يتم الخلط بين تحليل الوظيفة وتقييم الوظيفة ، لكن النشاطين مختلفان تمامًا. تقييم الوظيفة هو عملية مقارنة وظيفة بوظائف أخرى داخل المنظمة لتحديد معدل الأجر المناسب ولا يتم تناوله في عملية التحليل الوظيفي.
أمثلة على العمليات التي تستخدم فيها إدارة الموارد البشرية بيانات التحليل الوظيفي:
- تخطيط الموارد البشرية.
- إدارة الأداء.
- التوظيف والاختيار.
- التخطيط الوظيفي والتعاقب.
- التدريب والتطوير.
- إدارة التعويضات.
- علاقات العمل.
- إدارة المخاطر.
الوصف الوظيفي
هو أحد أهم أدوات الموارد البشرية والتي لا غنى عنها في أي قسم موارد بشرية في أي شركة مهما كان عدد موظفيها
يضم الوصف الوظيفي العنوان الوظيفي و المهام والواجبات والمسؤوليات الخاصة بالوظيفة وكذلك المؤهلات والمهارات والخبرات المطلوب توافرها لدى الشخص المرشح للوظيفة.
فهو يوضح بالتفصيل جانبين مهمين، الأول يخص الوظيفة نفسها ويتضمن العنوان الوظيفي ومستوى الوظيفة والقسم الذي تنتمي له، كذلك المهام والمسؤوليات التي تنطوي عليها الوظيفة وأيضا ظروف العمل المحيطة والمخاطر المحتملة او المعوقات المتوقعة بشكل دائم.
اما الجانب الثاني فهو يخص المرشح للوظيفة ويتضمن عدد سنوات الخبرة المطلوبة والمهارات والمؤهلات واللغات والدورات التدريبية والشهادات اللازم توافرها لدى المرشح ليكون ملائما لشغل الوظيفة.
يُستخدم الوصف الوظيفي لعدة أغراض، مثل تحديد مستويات الرواتب ، وإجراء مراجعات الأداء ، وتوضيح المهام ، وتحديد الألقاب الوظيفية ودرجات الأجور، وكذلك في التوظيف واستقطاب المرشحين.
يعطي الوصف الوظيفي للموظف مصدرًا واضحًا وموجزًا لاستخدامه كدليل لأداء الوظيفة. وبالمثل ، يمكن للمدير او المسؤول استخدام الوصف الوظيفي كأداة قياس للتأكد من أن الموظف يلبي توقعات الوظيفة.
البنود ادناه هي على سبيل المثال لا الحصر فهي ليست قائمة شاملة يمكن اعتمادها حرفيا في جميع الشركات بمختلف احجامها او قطاعاتها، وانما يمكن من خلالها اكتساب فكرة أساسية عن أهم ما يجب ان تتضمنه الموازنة
إن وجود فريق موارد بشرية ذا خبرة ومجهز جيدًا لتدريب مديري الأقسام في الشركة على كيفية تقييم موظفيهم بشكل دقيق ومهني وفعال ومساعدتهم عندما يكون لديهم مشاكل أو أسئلة، هو أمر بالغ الأهمية لسير العملية بسلاسة وكفاءة.
يضم الوصف الوظيفي العنوان الوظيفي و المهام والواجبات والمسؤوليات الخاصة بالوظيفة وكذلك المؤهلات والمهارات والخبرات المطلوب توافرها لدى الشخص المرشح للوظيفة.
فهو يوضح بالتفصيل جانبين مهمين، الأول يخص الوظيفة نفسها ويتضمن العنوان الوظيفي ومستوى الوظيفة والقسم الذي تنتمي له، كذلك المهام والمسؤوليات التي تنطوي عليها الوظيفة وأيضا ظروف العمل المحيطة والمخاطر المحتملة او المعوقات المتوقعة بشكل دائم.
اما الجانب الثاني فهو يخص المرشح للوظيفة ويتضمن عدد سنوات الخبرة المطلوبة والمهارات والمؤهلات واللغات والدورات التدريبية والشهادات اللازم توافرها لدى المرشح ليكون ملائما لشغل الوظيفة.
يُستخدم الوصف الوظيفي لعدة أغراض، مثل تحديد مستويات الرواتب ، وإجراء مراجعات الأداء ، وتوضيح المهام ، وتحديد الألقاب الوظيفية ودرجات الأجور، وكذلك في التوظيف واستقطاب المرشحين.
يعطي الوصف الوظيفي للموظف مصدرًا واضحًا وموجزًا لاستخدامه كدليل لأداء الوظيفة. وبالمثل ، يمكن للمدير او المسؤول استخدام الوصف الوظيفي كأداة قياس للتأكد من أن الموظف يلبي توقعات الوظيفة.
4- اعداد خطة للتوظيف على مستوى الشركة
لغرض وضع خطة توظيف مثالية فإنه يجب ان يعمل قسم الموارد البشرية مع الإدارة العامة للشركة وادارات اقسامها لفهم احتياجات التوظيف لكل قسم والميزانية المحددة على المدى القصير والطويل.
ستحدد خطة التوظيف حجم القوى العاملة المطلوبة (عدد الموظفين واختصاصاتهم ومستوياتهم الوظيفية) لتمكين إدارة الشركة من وضع أهداف العمل الحالية والمستقبلية.
من خلال العمل مع المالكين أو المؤسسين أو الإدارة ، يقوم قسم الموارد البشرية بإعداد خطة توظيف وميزانية تتراوح من ثلاثة إلى ستة أشهر لتحديد مقدار الوقت والنشاط اللذين يجب إنفاقهما على التوظيف المناسب للشركة.
إذا لم يكن لدى قسم الموارد البشرية قائمة دقيقة بالوظائف الشاغرة ، فإن الخطوة الأولى هي إعداد هذه القائمة.
بعد اعداد قائمة بالوظائف المفتوحة (الشاغرة) وبشكل مهني ودقيق على أساس الاحتياجات الفعلية للشركة، يتوجب على إدارة الموارد البشرية المباشرة بوضع خطة التوظيف.
يجب أن تتضمن خطة التوظيف تحديد مصادر الاستقطاب التي سيتم استخدامها ، و المسؤولون عن قرار التوظيف ، ومن هم أعضاء لجنة المقابلة لكل وظيفة، و دور كل عضو في اللجنة اثناء المقابلة، والجدول الزمني للمقابلات (اليوم ، الساعة)، وغيرها من الخطوات والعمليات التي ينبغي توضيحها في الخطة بدءا من اكتمال قائمة الوظائف الشاغرة الى مباشرة الموظفين الجدد في اقسامهم.
ستحدد خطة التوظيف حجم القوى العاملة المطلوبة (عدد الموظفين واختصاصاتهم ومستوياتهم الوظيفية) لتمكين إدارة الشركة من وضع أهداف العمل الحالية والمستقبلية.
من خلال العمل مع المالكين أو المؤسسين أو الإدارة ، يقوم قسم الموارد البشرية بإعداد خطة توظيف وميزانية تتراوح من ثلاثة إلى ستة أشهر لتحديد مقدار الوقت والنشاط اللذين يجب إنفاقهما على التوظيف المناسب للشركة.
إذا لم يكن لدى قسم الموارد البشرية قائمة دقيقة بالوظائف الشاغرة ، فإن الخطوة الأولى هي إعداد هذه القائمة.
بعد اعداد قائمة بالوظائف المفتوحة (الشاغرة) وبشكل مهني ودقيق على أساس الاحتياجات الفعلية للشركة، يتوجب على إدارة الموارد البشرية المباشرة بوضع خطة التوظيف.
يجب أن تتضمن خطة التوظيف تحديد مصادر الاستقطاب التي سيتم استخدامها ، و المسؤولون عن قرار التوظيف ، ومن هم أعضاء لجنة المقابلة لكل وظيفة، و دور كل عضو في اللجنة اثناء المقابلة، والجدول الزمني للمقابلات (اليوم ، الساعة)، وغيرها من الخطوات والعمليات التي ينبغي توضيحها في الخطة بدءا من اكتمال قائمة الوظائف الشاغرة الى مباشرة الموظفين الجدد في اقسامهم.
تتضمن عملية التوظيف خطوات متعددة وممارسات مختلفة ، بما في ذلك تحديد مصادر التوظيف ان كانت داخلية او خارجية ، مدفوعة ا مجانية ، وكذلك تصميم واستخدام نماذج طلبات التوظيف والمقابلات واختبار ما قبل التوظيف.
تحديد ما إذا كان سيتم استخدام عقد عمل مكتوب وشروط عرض العمل أيضًا في هذه المرحلة.
أخيرًا ، يجب أن يشرف قسم الموارد البشرية على عملية ضم ودمج الموظف الجديد ضمن القسم والفريق الذي ينتمي اليه، والتي يشار إليها باسم "التوجيه" أو "الارشاد".
5- إعداد دليل الموظف
يعتبر دليل الموظف أداة أساسية لإيصال ثقافة مكان العمل والمزايا ومعلومات سياسة التوظيف للموظفين. يصف كتيب الموظف او دليل الموظف عادةً معلومات حول ممارسات التوظيف لدى الشركة ، والمزايا ، والتزامات تكافؤ الفرص ، وإرشادات الحضور ، وممارسات الأجور ، وإجراءات الإجازات بكافة أنواعها ، وقضايا السلامة ، ومسائل علاقات العمل وعواقب سوء السلوك.6- خطة حفظ ملفات الموظفين
سجلات الموارد البشرية هي مستودع للبيانات والوثائق الشخصية والتنظيمية والقانونية المتعلقة بالموظفين وعلاقتهم بصاحب العمل.
ينبغي الحرص تماما على خصوصية وسرية بيانات ومعلومات جميع الموظفين وكذلك القرارات والإجراءات ذات الصلة بهم.
إذ ينبغي تحري الدقة والحدود القانونية عند طلب البيانات والوثائق من الموظفين الجدد او الحاليين، إذ يمكن أن تنتج العديد من القضايا التي تحمل قسم الموارد البشرية مسؤولية الاحتفاظ بسجلات التوظيف بشكل غير صحيح.
من الوثائق والمستندات التي يجب تضمينها في الملف الخاص بالموظف هي:
- طلب التقديم على الوظيفة والسيرة الذاتية للموظف
- وثيقة التخرج الأكاديمي
- شهادات الخبرة ذات الصلة بالوظائف السابقة للموظف
- الوصف الوظيفي
- خطاب عرض العمل وعقد العمل
- معلومات الاتصال في حالات الطوارئ
- سجلات التدريب
- معلومات الرواتب والمزايا
- نماذج تقييم الأداء
- تقارير الإجراءات التأديبية
- خطاب استقالة الموظف
- استمارة مقابلة الخروج
- أي مستندات أخرى متعلقة بالتوظيف
7- إعداد موازنة الموارد البشرية
تتضمن الموازنة الجمع المنتظم للمعلومات والبيانات بحيث يمكن توقع الموارد المالية اللازمة لدعم أهداف الشركة بشكل عام وتحقيق خطة الموارد البشرية بشكل خاص. الشركات الجديدة ليس لديها ميزانية سابقة لاستخدامها للمقارنة ؛ لذلك ، فإن التقدير بناءاً على خبرة مسؤول الموارد البشرية نفسه وأيضا دراسة حالات مشابهة في سوق العمل مطلوبان لإعداد موازنة الموارد البشرية الأولية بشكل دقيق.
توجد العديد من الطرق التي تتبعها الشركات لإعداد الموازنات ، لكن هنا سوف نستعرض ابرز طريقتين وأكثرها شيوعا و هما :
تتطلب عملية إعداد أي موازنة جمع العديد من البيانات، وفي مجال الموارد البشرية، فإن البيانات اللازمة لعمل موازنة جديدة تتضمن التالي:
على سبيل المثال فإن تقدير تكلفة (إعلان عن وظيفة) قد يكون أسهل لشركة نسبة دوران الموظفين لديها منخفضة أَو لشركة لديها سيل متواصل من مقدمي طلبات التوظيف، بينما قد يكون تقدير تكلفة هذا الإعلان أصعب كثيرا في شركة في حاجة دائمة لموظفين.
توجد العديد من الطرق التي تتبعها الشركات لإعداد الموازنات ، لكن هنا سوف نستعرض ابرز طريقتين وأكثرها شيوعا و هما :
1. إعداد الموازنة إستناداً إلى الأداء - Performance-based Budgeting :
وفقاً لهذه الطريقة فإنه يتم إعداد الموازنة استناداً الى ميزانية حالية، وذلك من خلال إجراء التعديلات على بعض او كل البنود في الميزانية الحالية، وتُجرى التعديلات استناداً على التوقعات.2. إعداد الموازنة من الصفر - Zero-based budgeting :
وفقاً لهذه الطريقة فإنه يتم اعداد الموازنة من الصفر، لذلك يجب ان يكون هناك تبرير أو مسوغ لكل بند يضاف للموازنة قبل اضافته، لذا تبدأ العملية في هذه الحالة بصفحة نظيفة من الصفر.تتطلب عملية إعداد أي موازنة جمع العديد من البيانات، وفي مجال الموارد البشرية، فإن البيانات اللازمة لعمل موازنة جديدة تتضمن التالي:
- عدد الموظفين المتوقع للسنة القادمة.
- تقديرات المزايا والتعويضات للعدد المتوقع من الموظفين.
- نسبة الدوران الوظيفي المتوقعة.
- التكاليف الفعلية للسنة الجارية.
- أي تغييرات أخرى في السياسة أو الإستراتيجية أو العمل أو القوانين أَو أنظمة قد تؤثر على التكاليف.
على سبيل المثال فإن تقدير تكلفة (إعلان عن وظيفة) قد يكون أسهل لشركة نسبة دوران الموظفين لديها منخفضة أَو لشركة لديها سيل متواصل من مقدمي طلبات التوظيف، بينما قد يكون تقدير تكلفة هذا الإعلان أصعب كثيرا في شركة في حاجة دائمة لموظفين.
بنود موازنة قسم الموارد البشرية
تختلف بنود او مواد موازنة قسم الموارد البشرية من شركة الى أخرى زيادةً او نقصاناً وفقا للكثير من العوامل، لكن في ادناه سوف نتعرض لأكثر البنود شيوعا.البنود ادناه هي على سبيل المثال لا الحصر فهي ليست قائمة شاملة يمكن اعتمادها حرفيا في جميع الشركات بمختلف احجامها او قطاعاتها، وانما يمكن من خلالها اكتساب فكرة أساسية عن أهم ما يجب ان تتضمنه الموازنة
التوظيف
- إعلانات التوظيف
- أجور وكالات التوظيف
- التوظيف المؤقت
- تكاليف برامج وأدوات الاختبارات
- الفحوصات الطبية
- تكاليف إتصالات المقابلات والتحقق من المراجع
- السفر المتعلق بالتوظيف
- مصاريف الطباعة. مثل طلبات التوظيف وبروشورات الشركة
- تطوير وصيانة مواقع الويب
- تكلفة الأنظمة الإلكترونية الخاص بحفظ وصيانة طلبات التوظيف
التدريب والتطوير
- تكاليف برامج التدريب الخارجية
- تكاليف السفر او التنقل
- مصاريف إمتحانات لإستحصال الشهادات
- تكاليف برامج التدريب الداخلية
- أجور إسْتِشارات
- رواتب المدربين
- مواد البرامج التدريبية
- الطعام والشراب
- تجهيزات مكتبية للحاضرين
- تكاليف الآلات السمعية والبصرية
المزايا والتعويضات
- رواتب الموظفين
- تكلفة إعداد الرواتب
- أجور العمل في الوقت الإضافي
- الحوافز
- التأمين الطبي
- التأمين على الحياة
- التأمينات الإجتماعية
- نفقات الإتصالات
- البدلات بكافة أنواعها
علاقات الموظفين
- مكافآت الخدمة الطويلة
- إدارة استطلاعات رأي الموظفين
- برامج تقييم الإداء
8- نظام التعويضات والمزايا
يعد إعداد هيكلية رصينة ومتكاملة للتعويضات والمزايا أولوية قصوى من أولويات تخطيط الموارد البشرية، اذ يعد تطوير نظام تعويضات ومزايا عادل وتنافسي أحد الجوانب الرئيسية في جذب المواهب والاحتفاظ بها.
لذلك ينبغي إعداد هيكلية متكاملة للأجور والرواتب بحدودها الدنيا والعليا وكذلك البدلات والمزايا والاستقطاعات وغيرها من العناصر المهمة في الهيكلية لتكون متكاملة وفي نفس الوقت غير مخالفة لتشريعات أنظمة وقوانين العمل المحلية وأيضا جاذبة للمواهب وأصحاب الخبرات والمهارات.
بمجرد إنشاء هيكلية التعويضات والمزايا وإقرارها، فإنه يجب إدارتها بإحترافية وبإنتظام.
ينبغي أيضا تحديد ما إذا كانت إدارة كشوفات الرواتب مثلا ستندرج ضمن الموارد البشرية أو المالية.
لذلك ينبغي إعداد هيكلية متكاملة للأجور والرواتب بحدودها الدنيا والعليا وكذلك البدلات والمزايا والاستقطاعات وغيرها من العناصر المهمة في الهيكلية لتكون متكاملة وفي نفس الوقت غير مخالفة لتشريعات أنظمة وقوانين العمل المحلية وأيضا جاذبة للمواهب وأصحاب الخبرات والمهارات.
بمجرد إنشاء هيكلية التعويضات والمزايا وإقرارها، فإنه يجب إدارتها بإحترافية وبإنتظام.
ينبغي أيضا تحديد ما إذا كانت إدارة كشوفات الرواتب مثلا ستندرج ضمن الموارد البشرية أو المالية.
يجب أن يفهم مسؤول او مختص التعويضات والمزايا قوانين الأجور والتعويضات الصادرة عن المؤسسات الحكومية المعنية بتشريعات العمل وشؤون العاملين ، بما في ذلك الحد الأدنى للأجور ، وأجور العمل الإضافي، وقوانين استراحة الوجبات ، وايام وساعات العمل في الأسبوع او في الشهر وكيفية تحديدها، وحفظ السجلات وغيرها من متعلقات هذا الشأن.
9- إدارة الأداء
تتضمن عملية مراجعة الأداء كلاً من التغذية الراجعة غير الرسمية المستمرة وكذلك ردود الفعل الدورية الرسمية كتقييم الأداء الشهري والفصلي والسنوي.
إن وجود فريق موارد بشرية ذا خبرة ومجهز جيدًا لتدريب مديري الأقسام في الشركة على كيفية تقييم موظفيهم بشكل دقيق ومهني وفعال ومساعدتهم عندما يكون لديهم مشاكل أو أسئلة، هو أمر بالغ الأهمية لسير العملية بسلاسة وكفاءة.
----------------------------
تأسيس وإنشاء قسم الموارد البشرية في شركة قائمة فعلياً (شركة حالية)
قد يبدو أن تكليفك بإنشاء قسم للموارد البشرية في شركة قائمة أمرًا مرهقاً و شاقاً، فغالبًا ما يكون متخصصو الموارد البشرية غير متأكدين من أين يبدأون.
1- المراقبة وجمع المعلومات
مفتاح النجاح ، كما هو الحال مع معظم الأشياء ، هو أن تبدأ بالاستماع والمراقبة ومعرفة اكبر قدر من المعلومات عن الشركة وبيئة العمل فيها وسياسات وتوجهات الإدارة العليا ، الخ.
من الضروري معرفة التوقعات بالنسبة للوظيفة الجديدة وقسم الموارد البشرية. يمكن لمتخصصي الموارد البشرية البدء بطرح أسئلة مثل ما يلي:
- ما هو الغرض من إنشاء هذا القسم الجديد؟
- من الذي اتخذ قرار إنشاء المنصب ، ومن يفهم الأعمال الداخلية للشركة ويعرف صانعي القرار الرئيسيين؟
- كيف تم التعامل مع أنشطة الموارد البشرية في الماضي ومن قبل من؟
- ما هي ثقافة مكان العمل؟
يمكن جمع الإجابات على هذه الأسئلة بشكل أفضل من خلال إجراء تقييم للاحتياجات من خلال المقابلات غير الرسمية مع الموظفين الرئيسيين والإدارة ، جنبًا إلى جنب مع التقييم الخاص لمدير الموارد البشرية لسياسات الموارد البشرية المعمول بها حاليًا.
يساعد هذا النوع من التقييم ، أو تدقيق الموارد البشرية ، في تحديد خطة عمل لأنشطة الموارد البشرية والتوظيف.
2- تقييم وتدقيق الموارد البشرية
حتى في شركة لا يوجد بها قسم موارد بشرية رسمي ، ولا يوجد سياسات متعلقة بالموارد البشرية. فبدلاً من البدء من الصفر ، يمكن لمتخصصي الموارد البشرية تقييم أنشطة الموارد البشرية التي يتم القيام بها حاليًا في المنظمة وتقييمها.
يمكن أن تساعد عمليات تدقيق الموارد البشرية في تقييم فعالية وأداء برامج وخدمات الموارد البشرية وكشف الفرص لتعزيز أو تغيير أو إزالة البرامج والعمليات. قبل إجراء التدقيق ، يجب على مديري الموارد البشرية تحديد مكان البدء. يمكن تقييم الصحة العامة للموارد البشرية في المنظمة ، متبوعًا بدراسة أكثر تعمقًا لكل مجال وظيفي ، بالإضافة إلى كل برنامج وخدمة مقدمة ، بحيث يمكن لمدير الموارد البشرية التأكد من امتثال المنظمة ، وإدارتها بكفاءة وفعالة من حيث التكلفة ، وتلبية احتياجات الموظفين والإدارة
قد تجعل بعض مجالات إشراف الموارد البشرية الشركات معرضة بشكل خاص للغرامات والعقوبات الأخرى. يمكن تتبع معظم الدعاوى القضائية إلى القضايا المتعلقة بالتوظيف أو إدارة الأداء أو الانضباط أو إنهاء الخدمة.
تتضمن بعض مجالات المخاطر الإضافية التي يجب مراجعتها بعناية التصنيف الخاطئ للوظائف المعفاة وغير المعفاة ، وملفات الموارد البشرية غير الكافية ، وسجلات الوقت غير الدقيقة ، والوثائق غير الكافية.
فيما يلي بعض نماذج الأسئلة لبدء تقييم الموارد البشرية. كما ذكر أعلاه ، قد تكون هناك حاجة إلى مراجعة متعمقة في بعض المجالات.
الإستراتيجية التنظيمية للشركة.
- ما هي الرؤية والرسالة التنظيمية؟
- ما هي الأهداف الاستراتيجية الحالية للشركة؟
كشف رواتب.
- هل يوجد نظام فعال لمعلومات الموارد البشرية (HRIS) أو نظام كشوف المرتبات؟
- كيف يتم تعقب ساعات العمل؟
السياسات والإجراءات.
- هل الشركة لديها دليل الموظف أو سياسات مكتوبة؟
- متى تمت مراجعتها آخر مرة؟
إدارة المزايا والتعويضات.
- هل يوجد هيكل رواتب رسمي؟
- هل تم تحديثه مؤخراً وكيف؟
- هل المديرين والموظفين سعداء بالهيكل الحالي؟
- ما هي المزايا المقدمة؟
- هل المزايا تناسب احتياجات الموظفين والتنظيمية؟ لما و لما لا؟
التوظيف.
- ما هي عملية التوظيف؟
- هل يتم استقطاب مرشحين جيدين؟
- كم عدد الوظائف المفتوحة حاليا؟
- هل لدى الشركة توصيف وظيفي محدث لكل منصب في الشركة؟
التوجيه والإرشاد.
- هل لدى الشركة عملية توجيه رسمية أو غير رسمية للتوظيف الجديد؟
- من المسؤول عن توجيه وتدريب الموظفين الجدد؟
إدارة الأداء.
- هل يتم إجراء مراجعات الأداء بانتظام؟
- عدد المرات؟
- هل لدى الشركة أسلوب ثابت لمراجعة الأداء؟
- هل المديرين والموظفين سعداء بالعملية الحالية لإدارة الأداء؟
حفظ ملفات الموظفين.
- هل يتم حفظ ملفات الموظفين بشكل آمن؟
- هل توجد نسخ الكترونية (نسخ ضوئية) لملفات الموظفين؟
بعد ذلك ، يجب عليك وضع خطة ومشاركتها مع الإدارة العليا للحصول على المدخلات ، والأهم من ذلك ، المشاركة.
تتمثل الخطوة التالية في تلخيص الانطباعات الإجمالية وتحديد أولويات عناصر العمل المحددة بناءً على نتائج التقييم ، مع مراعاة الآثار المترتبة في الميزانية لكل عنصر.
يجب عليك كمدير للموارد البشرية تصنيف هذه الخطط والإجراءات كأولوية عالية ومتوسطة ومنخفضة ، وفقًا للامتثال القانوني والفائدة التي تعود على الشركة.
بعد ذلك ، ينبغي عليك وضع جدول زمني للعمل بشأن البنود ذات الأولوية القصوى التي يمكن إنجازها في الأشهر الثلاثة إلى الستة المقبلة ؛ المدرجة ستكون توقعات التكلفة ، ولماذا يجب القيام بالمهام والنتائج النهائية المتوقعة.
عند تقديم خطة إلى الإدارة العليا ، يجب أن تكون بصفتك مدير الموارد البشرية مستعداً وموجزاً ومباشراً وتتوقع الأسئلة التي قد يتم طرحها.
يجب عليك أيضًا مناقشة كيف ستؤثر هذه الإجراءات على المحصلة النهائية وكذلك اقناع الإدارة حول كيف تفيد إدارة الموارد البشرية عمليات الشركة من حيث الربح والإنتاجية وزيادة الأعمال وتقليل المسؤولية ورضا الموظفين.
3- بناء فريق الموارد البشرية
لا توجد أفضل طريقة لهيكلة قسم الموارد البشرية. بالطبع ، يؤثر حجم الشركة على عدد الموظفين في الموارد البشرية. تشمل العوامل الأخرى نمو صاحب العمل والثقافة والهيكل التنظيمي والاستراتيجية والصناعة واحتياجات العملاء.
عندما تقرر الشركة أن أكثر من موظف موارد بشرية ضروري ، يجب أن تقرر مستوى وظائف الموارد البشرية المطلوبة.
لدى العديد من أرباب العمل قسم موارد بشرية مكون من شخصين: مدير موارد بشرية أو منصب كبير الاختصاصيين وموظف موارد بشرية أو مسؤول موارد بشرية، يمكن أن يكون المنصب الإداري مفيدًا للمؤسسات التي لديها عبء عمل إداري ثقيل (مثل تقديم الملفات وإدارة المزايا وكشوف المرتبات).
بينما قد قد تقرر الشركات الأخرى تعيين اختصاصي موارد بشرية للمساعدة في التوظيف ومتابعة احتياجات ومتعلقات الموظفين مما يحرر المدير للتركيز على قضايا علاقات الموظفين الأكثر تعقيدًا والموارد البشرية الاستراتيجية.
مع نمو احتياجات الشركة وتوسع قسم الموارد البشرية ، قد يختار صاحب العمل الانتقال من تعيين اختصاصي الموارد البشرية إلى توظيف متخصصين في الموارد البشرية للتعيين والمزايا والتعويضات والمهام الأخرى لتقديم المزيد من الدعم المتعمق لمختلف مجالات مسؤولية الموارد البشرية.
قد تتحقق الشركات أيضًا مما إذا كانت الاستعانة بمصادر خارجية لنشاط أو أكثر من أنشطة الموارد البشرية ستكون فعالة من حيث التكلفة فيتم اللجوء لها حينئذٍ.
