نموذج بريد إلكتروني لإنذار أو تحذير أو تنبيه موظف بسبب المخالفة أو التقصير في العمل
استخدم نموذج البريد الإلكتروني أدناه لإرسال إشعار تحذير رسمي مكتوب للموظفين الذين ينتهكون سياسات شركتك.
يمكنك تخصيص هذا النموذج سواء كان إشعار تحذير أول أو أخير.
ما هو نموذج انذار الموظف؟
نموذج انذار الموظف هو مستند يصدره صاحب العمل إلى الموظف لإخطاره رسميًا بخرق بروتوكول الشركة وإبلاغه بأي عواقب تأديبية.
يوقع الموظف على التحذير المكتوب للإقرار باستلامه ويتم الاحتفاظ بنسخة في ملف الموظفين الخاص به.
كيفية كتابة خطاب تحذير الموظف
إشعار التحذير هو طريقة رسمية لتأديب الموظفين بشأن سوء سلوكهم. قد يشير سوء السلوك إلى:
- عدم الرغبة في أداء واجبات الوظيفة
- قضايا الحضور
- خرق سياسة الشركة
- أنواع أخرى من الجنح أو الانتهاكات لمرة واحدة
اتخذ
إجراءات أكثر صرامة (مثل التعليق أو إنهاء الخدمة) للانتهاكات الخطيرة مثل المضايقة أو
الاحتيال.
اعتمادًا على سياسة الإجراءات التأديبية لشركتك ، قد يكون من الأفضل أولاً أن يصدر مدير أو مشرف الموارد البشرية تحذيرًا شفهيًا ونصح الموظف حول كيفية تصحيح سلوكه.
إذا لم يحسن الموظف من سلوكه، يمكنك بعد ذلك إرسال إشعار تحذيري مكتوب للتأكيد على خطورة سوء سلوكه وشرح ما سيحدث إذا استمر هذا السلوك.
والغرض من ذلك هو مساعدة الموظفين على فهم كيفية تأثير سوء سلوكهم على الشركة وعملهم ، وما هي العواقب وكيف يمكنهم الانضباط الذاتي حتى لا يواجهوا إجراءات تأديبية أكثر خطورة ، بما في ذلك إنهاء التوظيف. من جانبك ، تساعدك إشعارات تحذير الموظفين على تتبع الإجراءات المتخذة قبل أن تقرر فصل الموظف الذي يتجاهل لوائح الشركة وتوبيخه.
استخدم نموذج البريد الإلكتروني أدناه كنقطة مرجعية وقم بالتحرير وفقًا لنوع سوء السلوك. تأكد من تضمين حوادث محددة توضح كيف أو متى ارتكب الموظف خطأ في العمل وكيف ينتهك ذلك سياسات شركتك .
إذا كان هذا هو أول إشعار تحذيري ترسله إلى أحد الموظفين ، فاطلب منه الاجتماع في مكتبك حتى تتمكن من مناقشة المشكلة بشكل أكبر أو اقتراح حلول بديلة (مثل أخذ إجازة لبضعة أيام إذا كان لديهم مشاكل شخصية تؤثر على سلوكهم). هو إشعار التحذير الأخير قبل الفصل ، وضح ذلك للموظفين حتى يكون لديهم فرصة أخيرة لتصحيح سلوكهم.
اعتمادًا على سياسة الإجراءات التأديبية لشركتك ، قد يكون من الأفضل أولاً أن يصدر مدير أو مشرف الموارد البشرية تحذيرًا شفهيًا ونصح الموظف حول كيفية تصحيح سلوكه.
إذا لم يحسن الموظف من سلوكه، يمكنك بعد ذلك إرسال إشعار تحذيري مكتوب للتأكيد على خطورة سوء سلوكه وشرح ما سيحدث إذا استمر هذا السلوك.
والغرض من ذلك هو مساعدة الموظفين على فهم كيفية تأثير سوء سلوكهم على الشركة وعملهم ، وما هي العواقب وكيف يمكنهم الانضباط الذاتي حتى لا يواجهوا إجراءات تأديبية أكثر خطورة ، بما في ذلك إنهاء التوظيف. من جانبك ، تساعدك إشعارات تحذير الموظفين على تتبع الإجراءات المتخذة قبل أن تقرر فصل الموظف الذي يتجاهل لوائح الشركة وتوبيخه.
استخدم نموذج البريد الإلكتروني أدناه كنقطة مرجعية وقم بالتحرير وفقًا لنوع سوء السلوك. تأكد من تضمين حوادث محددة توضح كيف أو متى ارتكب الموظف خطأ في العمل وكيف ينتهك ذلك سياسات شركتك .
إذا كان هذا هو أول إشعار تحذيري ترسله إلى أحد الموظفين ، فاطلب منه الاجتماع في مكتبك حتى تتمكن من مناقشة المشكلة بشكل أكبر أو اقتراح حلول بديلة (مثل أخذ إجازة لبضعة أيام إذا كان لديهم مشاكل شخصية تؤثر على سلوكهم). هو إشعار التحذير الأخير قبل الفصل ، وضح ذلك للموظفين حتى يكون لديهم فرصة أخيرة لتصحيح سلوكهم.
نموذج بريد إلكتروني لإنذار أو تحذير أو تنبيه موظف بسبب المخالفة أو التقصير في العمل
Email subject: Warning notice / Final warning noticeDear [Employee’s name],As we’ve recently discussed, your [absenteeism] is negatively affecting both your individual performance at work and your team’s productivity. We take [attendance at work] seriously and we expect all our employees to [comply with our company’s policy regarding time off].However, you have frequently violated [this policy] and [have exceeded the number of days you can be absent from work] despite reprimands. More specifically, [in the last month you didn’t show up at work on X, Y, Z without any prior notice to either HR or your manager.] We do understand that unexpected issues may arise occasionally and we [are flexible (for example, by giving the option to work from home or take a sick leave to take care of a sick family member).] But, we still expect our employees to be professional and act in our company’s best interest.This is your [first] warning notice. We expect you to correct your behavior and [request time off in advance and in a formal way (e.g. via email to your manager or through our HRIS.)] Otherwise, we will have to take further disciplinary action, up to and including termination.I’m available to discuss any complications you face that cause your [absence at work.] Please, contact me directly if there’s any way I can help you.Sincerely,[Your name][Your email signature]
