تعرف على إجراءات إعداد وتقديم عرض العمل الى المرشح المقبول خطوة بخطوة
بعد اتخاذ القرار بتوظيف المرشح الأنسب والأفضل للوظيفة الشاغرة، يتعين على إدارة الموارد البشرية البحث والفحص عن صحة ومصداقية الوثائق والمستندات والشهادات التي قدمها المرشح والتحقق من دقة وصحة خبرته السابقة، ويكون ذلك بكل الوسائل المهنية والمتاحة ، مثل الاتصال بالمراجع، التحقق من الأرقام المرجعية في الشهادات، التواصل مع مانحي الشهادات او الأشخاص ذوي الصلة بعمله في وظائفه السابقة وغيرها من الوسائل الممكنة للحصول على اعلى درجة من الدقة والوضوح في معلومات المرشح.
مرحلة تقديم العرض الوظيفي
قد يبدو ان عملية تقديم عرض العمل بسيطة بما فيه الكفاية، حيث يوجد مرشح مؤهل للحصول على وظيفة قد تم اختياره والموافقة على توظيفه وكل ما هو مطلوب هو تقديم العرض للمرشح، مع ذكر التعويضات والمزايا التي يتوقع أن يحصل عليها.في الواقع هذا ليس كل ما في الأمر وهذه النظرة قاصرة لعملية تقديم عرض العمل الى المرشح.
ان عرض العمل هو عملية مفصلية ومتكاملة بحد ذاتها، فهو ينطوي على العديد من النقاط البارزة والعديد من التفاصيل التي يجب العناية بها، كما يتطلب الكثير من الاهتمام من جانب مسؤول التوظيف او مدير الموارد البشرية.
ان تقديم عرض العمل إذا لم يتم بشكل صحيح، فقد لا يعطي النتائج التي يتوقعها مسؤول التوظيف او مدير الموارد البشرية (مثل الحصول على المرشح المطلوب لقبول العرض والوظيفة).
أيضاً في حال تم تنفيذ هذا الاجراء بشكل منتظم سوف تكون إدارة الموارد البشرية قادرة على توفير الموارد (الوقت والمال والقوى العاملة).
ما هو عرض العمل أو العرض الوظيفي؟
عرض العمل او العرض الوظيفي، هو دعوة رسمية لموظف محتمل ليصبح موظف في الشركة، سواء تقدم بطلب للحصول على وظيفة أم لا، و يحدد العرض بشكل عام البنود والشروط التي بموجبها يتم تقديم الوظيفة للموظف المحتمل، حيث يشمل الراتب والمزايا والمسؤوليات الوظيفية، كما يشمل عرض العمل أيضًا ساعات وايام العمل، وتاريخ البدء بالعمل (تاريخ المباشرة) ، وتقديم تفاصيل إضافية مهمة للموظف المحتمل أن يعرفها.اليك النهج الذي نراه مثالي للمضي قدما في مرحلة التفاوض مع المرشح الذي وقع عليه الاختيار:
أولا: فهم توقعات ومتطلبات المرشح
ان العلاقة بين الشركة والمرشح هي علاقة ثنائية الاتجاه، فليست الشركة هي صاحبة التوقعات والمتطلبات فقط؛ المرشح أيضا له توقعات ومتطلبات، وهذا هو السبب في أنك كمدير او مسؤول موارد بشرية يجب أن تعرف وتفهم حيثيات تقديم عرض وظيفي والتفاوض بشأنه.منطقياً، فإنك أثناء المقابلة قمت بالفعل بمناقشة النقاط البارزة والرئيسية حول الوظيفة المطلوب شغلها، مثل الرواتب والمزايا والواجبات والمسؤوليات وايام وساعات العمل وما الى ذلك، واثناء ذلك يتحتم عليك أن تعرف بماذا يفكر المرشح (اهتماماته، أهدافه، طموحه، مخاوفه، الخ)، حتى تتمكن من التفاوض على شروط أفضل اثناء وبعد ارسال العرض الوظيفي.
إنها لفكرة جيدة وبصفتك مدير الموارد البشرية أو مسؤول التوظيف أن تضع و في وقت مبكر جميع الخيارات على الطاولة.
إذ أنه و في حالة قبول المرشح للعرض الوظيفي وأن يصبح جزءًا من الشركة، فإنه سيكون كلا الطرفين على دراية بما هو متوقع منهم في علاقة العمل هذه.
ثانياً: فهم الخيارات المتاحة للتفاوض
إن مرحلة التفاوض تستغرق معظم الوقت في عملية التوظيف، قد لا يستغرق الأمر وقتاً طويلاً بالنسبة للوظائف البسيطة، ولكن بالنسبة للوظائف الفنية أو الإدارية العليا او الوظائف ذات الاختصاصات النادرة، قد يستمر التفاوض فيها لأيام وحتى لأسابيع.يجب أن يكون لدى مسؤول التوظيف أيضًا فكرة عن مقدار الوقت والموارد التي يرغب في إنفاقها على المفاوضات، خلاف ذلك ، قد ينتهي به الأمر إلى قضاء أسابيع في عملية كان يمكنه القيام بها في أقل من أسبوع.
قبل تقديم العرض، يجب أن يعرف مسؤول التوظيف النقاط القابلة للتفاوض حولها مع المرشح، والنقاط غير القابلة للتفاوض.
هذا سيوفر الكثير من الوقت أثناء عملية التفاوض الفعلي، حيث يمكن لمسؤول التوظيف ان يلاحظ اثناء التفاوض مع المرشح النقاط التي لا يتنازل عنها المرشح والتي في نفس الوقت هي غير قابلة للتفاوض من جانب إدارة الموارد البشرية، عندها يكون من الممكن التراجع وإلغاء العملية قبل تقديم العرض الرسمي.
تختلف أساليب مسؤولي التوظيف في التفاوض، بعضهم يسلك النهج الصعب و الصارم والبعض يكون مرناً، في كل الأحوال يوصى بأن لا يكون مسؤول التوظيف قاسيا للغاية، من الممكن ان يكون حدي و صعب لكن بالحد المقبول وليس بالشكل الذي ينفر المرشح ويجعله يصرف النظر عن العرض والوظيفة بشكل عام.
تختلف أساليب مسؤولي التوظيف في التفاوض، بعضهم يسلك النهج الصعب و الصارم والبعض يكون مرناً، في كل الأحوال يوصى بأن لا يكون مسؤول التوظيف قاسيا للغاية، من الممكن ان يكون حدي و صعب لكن بالحد المقبول وليس بالشكل الذي ينفر المرشح ويجعله يصرف النظر عن العرض والوظيفة بشكل عام.
ثالثا: بدء التواصل الفعلي مع المرشح حول العرض
غالبًا ما يتم الاتصال الأولي عبر الهاتف، حيث يتصل مسؤول التوظيف بالمرشح ويهنئه على تلبية جميع مؤهلات الوظيفة المراد شغلها، ثم يقوم بتقديم العرض شفهياً.هذا هو الخيار المفضل عادةً لأن مسؤول التوظيف يمكن أن يكتشف على الفور ما إذا كان المرشح متحمسًا للفرصة أم أنه متردد، مما يعني أحد أمرين: لديه عرض أو خيار آخر متاح له، أو أنه غير رأيه بشأن الرغبة للعمل في الشركة.
إن تقديم العرض الأولي بهذه الطريقة سيوفر أيضًا على مسؤول التوظيف كتابة عرض وظيفي رسمي وأيضا الوقت المبذول على إعداد الوثائق المطلوبة.
رابعاً: إعداد وكتابة عرض العمل
تتضمن محتويات خطاب عرض الوظيفة أو عرض العمل ما يلي:- العنوان الوظيفي - Job Title
- الدرجة الوظيفية - Job Grade
- القسم - Department
- المشروع - The project
- خط التقارير - Reports line
- تاريخ بدء العمل - Start Date
- حزمة التعويضات والمزايا - Compensation and Benefits Package
- الاستقطاعات القانونية - Legal deductions
- عدد أيام العمل - Working days per week
- عدد ساعات العمل - Working hours per day
- الموعد النهائي لاستلام العرض - Deadline for receiving the signed offer
- إقرار قبول العرض او رفضه - Acknowledgment of acceptance or rejection
في العرض ، يجب أن تشير صراحة إلى موعد نهائي للمرشح للتواصل فيما إذا كان يقبل الوظيفة أم لا.
سيعتمد طول الفترة الزمنية التي سيتم منحها على ضرورة واهمية الوظيفة الشاغرة وهل ينبغي التوظيف فيها بشكل عاجل او لا.
خامساً: أرسل خطاب عرض العمل إلى المرشح
هناك ثلاثة احتمالات فقط عليك ان تتوقعها بعد أن ترسل عرض الوظيفة إلى المرشح، إما أن يوقعه قبولاً ثم يعيده إليك، أو يعيده إليك غير موقّع او لم يستجيب أصلا وهذا يعني أنه يرفضه، أو يطلب التفاوض على تفاصيل معينة في العرض في حال لم يتم الاتفاق بشكل أولي على تفاصيل العرض شفهيا.بشكل عام إذا فات الموعد النهائي دون استجابة المرشح للعرض، فهذا يعني أيضًا أنه يرفض العرض.
إن المعلومات التي يتم ذكرها في العرض هي ليست بالمعلومات الجديدة على المرشح حيث ان معظمها قد نوقش في المقابلة او اثناء التفاوض، ولكن وضعها في العرض سيكون بمثابة تذكير وإقرار، مما سيساعد في اتخاذ هذا القرار سواء بالقبول أو لا.
شيء واحد يجب أن تدركه هو أن خطاب عرض العمل نهائي بالفعل، بمعنى أن كل ما مكتوب فيه قد تم الاتفاق عليه بالفعل بين الشركة والمرشح.
سادساً: قبول عرض العمل واستلامه موقعا من قبل المرشح
في أفضل الحالات التي يتمناها معظم مختصو التوظيف، هي ان يقبل المرشح العرض ويوقعه ويعيد ارساله الى مختص التوظيف او مدير الموارد البشرية.
في هذه الحالة يتم الانتقال الى المرحلة التي تلي ارسال العرض الوظيفي من مراحل عملية التوظيف وهي اكمال متطلبات الانضمام للعمل، مثل على سبيل المثال اجراء الفحوصات الطبية واستحصال تصاريح العمل واي إجراءات أخرى تختلف من شركة الى أخرى والتي تسبق بمجملها المرحلة الأخيرة من عملية التوظيف وهي انضمام الموظف (Onboarding).
